Kalkylblad är ett populärt verktyg på kontoret och kan också vara till nytta hemma. Oavsett om du behöver ha ett schema för detaljer och automatiskt lägga upp kostnaderna för ett bröllop, skapa en faktura för din freelance-klient eller skapa en uppsättning finansiella rapporter för ditt företag, är kalkylbladen upp till uppgiften.
Det kan finnas en inlärningskurva om du vill använda några av de mer avancerade funktionerna, men när du förstår hur kalkylblad fungerar och deras förmågor ser du att deras användningsområden är nästan oändliga.
Vad är ett kalkylblad?
Ett kalkylblad är ett elektroniskt dokument som använder rader och kolumner för att lagra och manipulera data. Det är ett digitalt, mjukvarubaserat arbetsblad som modelleras efter pappersformen av en revisors rutnät. Raderna och kolumnerna bildar celler som innehåller separata data bitar. Du kan använda kalkylblad för att utföra matematiska beräkningar och andra manipuleringar på de data du anger.
Många använder även kalkylblad för att spela in och lagra data som har flera attribut. Exempelvis kan en persons namn, adressuppgifter, namnet på det företag de arbetar för, deras titel och affärsrelation status användas för en databas för försäljningsprognos.
Du kan sortera data i ett kalkylblad och utföra olika typer av analyser på det. Du kan också använda olika formler och funktioner på data. Kalkylblad ger möjlighet att organisera din information och använda den som grund för att skapa tabeller, diagram och grafer för analys.
Varför använda ett kalkylblad?
En av de mest populära orsakerna till att använda kalkylblad är att lagra, spela in och skriva ut data. Det är enkelt att organisera och sortera data med ett kalkylblad och på grund av layouten med rader och kolumner av celler kan du klicka någonstans för att uppdatera informationen utan att behöva oroa dig för osynliga mellanslag, returer eller flikar som du skulle göra i vissa andra program till exempel en ordbehandlare.
Du kan automatisera olika funktioner för att köra beräkningar, titta på vissa objekt eller dra uppdateringsinformation från andra program eller på webben. Till exempel kan revisorer lägga till nya data varje månad till sina kalkylblad och använda en enkel "summa" -formel för att automatiskt uppdatera dataens totala.
Kalkylark erbjuder ett snabbt och enkelt sätt att visa data och dela det med andra. Du kan skriva in data eller kopiera den från ett annat program och klistra in det i ett kalkylblad, spara din fil och maila det enkelt till någon annan. Kontorsarbetare kan spara ett kalkylblad på sitt kontorsnätverk, så att andra kan öppna filen och uppdatera olika delar av det.
Kalkylark ger möjlighet att lagra stora mängder data på ett ställe, eftersom en kalkylarkfil har mer än ett ark i det. Varje flik i filen heter ett kalkylblad, och filen heter en arbetsbok. Du kan lagra finansiell information, formaterad i finansiella rapporter, för ett litet företag och använda en annan flik för varje månad på året. Du kan sedan lägga till en annan flik som använder länkar för att sammanfatta och lägga till alla data i en årlig siffra.
Så här använder du Google Excel
Excel är namnet på Microsoft Office-kalkylarkprodukten, men du kan använda det med Google istället för att använda Googles kalkylarkprogram. En av de största fördelarna med att använda Microsoft Excel-kalkylbladsprogrammet i Googles program Google Drive är att du kan arbeta på Excel-kalkylblad på nätet.
Med Microsoft Office, om du inte har den online Office 365-prenumerationen, kommer du bara att kunna komma åt dina Excel-kalkylarkfiler från din egen dators hårddisk eller nätverksfilmapp. Om du vill arbeta på Excel-kalkylblad i Google-enheten kan du också konvertera ditt Excel-kalkylblad till en Google Sheets-fil. Om du laddar upp en Excel-fil som ska lagras i din Google Drive och försöker öppna den, kommer du att se ett statiskt dokument som inte tillåter dig att göra några ändringar.
Microsoft och Google har dock förbättrat sin förmåga att arbeta tillsammans med Microsoft Office-filer i Google. Du kan installera Google Drive: s Microsoft Office-plugin, som finns i Google Play. När du har installerat plugin-programmet när du öppnar dina Microsoft Office-program ser du en rullgardinsmeny som säger Google Drive och det ger dig olika alternativ att öppna, redigera och spara dina Microsoft Office-filer, behålla dem i Microsoft Office-formatet medan du lagrar dem i din Google Drive.
För att få plugin-programmet, utför en online-sökning i din webbläsare för Google Drive-plugin-programmet för Microsoft Office. Du kommer att bli ombedd att ladda ner "_driveforoffice.exe "_ fil och följ en enkel installationsprocess.
Så här använder du Google Sheets
För att skapa ett kalkylblad i Google Sheets, se till att du är inloggad på ditt Google-konto, öppna en flik i webbläsaren, navigera till drive.google.com eller sheets.google.com och skapa ett nytt arkdokument.
När du har navigerat till Google Drive, gör du med hjälp av menyraden till vänster på skärmen eller den röda knappen "+" längst ned till höger på skärmen, skapa ett nytt arkdokument och du är redo att börja använda din kalkylblad. Med Google Sheets kan du enkelt samarbeta med andra människor online när du skickar dem en länk till kalkylbladet. Flera personer kan aktivt arbeta i filen samtidigt, och du kan se vem som finns i filen och till och med vilken kalkylark flik och cell de arbetar på. Med Ark kan du också använda Googles andra integrerade verktyg, som att översätta text i kalkylarket med hjälp av formulär för att automatiskt ta tag i aktiekursdata från webbsidor och importera andra typer av data direkt från webbsidor till kalkylbladet.
Google Sheets erbjuder förkonstruerade mallar för olika användningsområden som en budget, frilansfaktura, företagsredovisning, projektspårare, Gantt-diagram, anställningsskiftschema, försäljningskontaktdatabas med mera. Du kan också hitta dessa och andra mallar i Microsoft Excel och andra kalkylprogram. En av fördelarna med Google Sheets är att ditt arbete sparas automatiskt varje sekund. Om du använder Excel-kalkylarksprogrammet kan du spara automatiskt, men det är inte standardfunktionen, och du kan förlora jobb om du inte sparar ditt jobb manuellt.
Grundläggande kalkylbladsfunktioner
De grundläggande funktionerna i ett kalkylblad innebär att du lagrar tre typer av data, som är text, siffror och formler eller funktioner. De flesta använder kalkylblad för att utföra grundläggande matematiska beräkningar, till exempel addition, subtraktion, multiplicering och delning på deras data. Du kan också lagra rader med flera attribut, till exempel namn och adressuppgifter.
Kalkylblad har vanligtvis många rader för att rymma en stor mängd data, med högst två miljoner celler som består av hur många kolumner och rader du behöver, upp till den cellgränsen. Microsoft Excels senaste version erbjuder för närvarande 1.048.576 rader och 16.384 kolumner för att du kan lagra dina data.
Kalkylarkdata kan kopieras som tabeller och klistras in i andra program, t.ex. ett ordbehandlingsprogram eller bildpresentationsprogram, för att skapa olika scheman för analys, rapportering och presentation. Du kan även formatera dina data med hjälp av färger, rader, textrutor, bilder och många andra funktioner för att uppmärksamma vissa delar av dina data eller kalkylbladschemat.
Vad är avancerade kalkylbladsfunktioner?
Beroende på om du använder Google Sheets, Microsoft Excel eller ett annat kalkylarksprogram, har du tillgång till många avancerade funktioner som kan hjälpa dig att bygga alla typer av modeller för att bearbeta och analysera data.
Du kan till exempel använda kalkylblad för att utföra statistiska regressionsanalyser, diskonterade kassaflödesmodellering och många andra övningar. Du kan skapa en arbetsbok med flera kalkylblad i den som innehåller finansiella uppgifter för varje månad i ett år. Du kan sedan skapa ett annat kalkylblad i samma arbetsbok eller en ny arbetsbok, som antaganden för företagstillväxt, försäljningstillväxt, procentuella kostnadsförändringar och andra antaganden. Med hjälp av formler och länkar kan du sedan skapa ett prognostiserat bokslut som automatiskt uppdateras när du ändrar antaganden i fliken Regnearkets antaganden.
Du kan använda en rad olika automatiska formler och funktioner, inklusive "if / then" -formler som låter dig säga om "X" -tillståndet är uppfyllt och utför sedan "Y" -funktionen eller -formeln. Du kan även bo här om / då uttalanden och Microsoft Excel kan hantera upp till sju om / då uttalanden som är inbädda inuti varandra, vilket innebär att du kan ha upp till sju villkorliga funktioner, beroende på varandra, automatiskt applicerade på dina data.
Vissa kalkylarkprogram erbjuder en makroinspelare, som låter dig spela in olika steg i en rutinprocess som formatering av kalkylark eller inmatning av vissa typer av data utan att behöva känna till Visual Basic eller något annat programmeringsspråk. I framtiden kan du istället för att utföra de faktiska funktionerna i kalkylbladet använda genvägar och din process utförs automatiskt eftersom stegen har sparats i form av ett makro.
Kalkylblad erbjuder funktioner som "målsökning", som låter dig iterera formler och lösa dem för vissa definierade svar och ändra inmatningarna i enlighet därmed. Om du har stora uppsättningar data för att arbeta med, tillåter vissa funktioner dig att identifiera och ta bort dubbletter, sortera och filtrera data, konsolidera den, subtotala den, ranka den och leta upp datavärdena vertikalt eller horisontellt och returnera dem till ett nytt bord. Det här är bara några exempel på de många avancerade funktionerna som kalkylblad erbjuder.
Kalkylark versus databasprogram
Många använder kalkylblad för att lagra rader med data, och du kanske undrar varför du inte bara skulle använda ett databasprogram som Microsoft Access för att lagra data istället för att använda ett kalkylblad. Medan databas- och kalkylprogrammen både kan lagra rader med data med flera attribut, har alla sina styrkor.
Excel, Google Sheets och andra kalkylblad lagrar data med rubriker på samma sätt som ett databasprogram skulle. Men med kalkylbladdata kan du enkelt göra automatiska formelberäkningar eller manuella beräkningar på data. Kalkylark är också enkla att använda, och du kan börja skriva in och arbeta med dina data direkt istället för att behöva ställa in databasen som du skulle i ett program som Access. Med kalkylblad kan du också enkelt skapa diagram och diagram baserat på dina data.
Å andra sidan tenderar databaser att vara stabila. Med kalkylbladdata är det enkelt att felaktigt radera en cell, rad eller kolumn med data om du inte uppmärksammar, vilket är mycket svårare att göra inom ett databasprogram. Om du har stora mängder data kan de dessutom bli omanagliga i ett kalkylblad där databasprogram är speciellt utformade för hantering av tusentals och till och med miljoner rader av dataposter. När du behöver ständigt uppdatera element i varje rad dataposter eller utföra olika typer av sortering och rapportering, kan ett databasprogram vara mer meningsfullt än ett kalkylblad.
