Affärsbrev är en viktig form av kommunikation oavsett vilket land du jobbar i, men Japan har gjort sig skyldig att skriva ett företagsbrev i en konstform. Att skriva ett brev i den japanska näringslivet utan att visa en tydlig förståelse för kulturprotokollet kan oavsiktligt komplicera ditt förhållande till företaget i fråga. Ett tydligt skrivet brev som visar känslighet för andra kulturer kommer att tala mycket om dina ansträngningar och ditt företag.
Öppnar kommentarer
Öppna kommentarer är mycket viktiga och går utöver den "Kära Mr./Ms." -Öppningen vi använder i Amerika. I allmänhet är den mest artiga hälsningsformen "Haikei", som motsvarar "Kära" men i en mycket mer formell miljö. Beroende på statusen för den person du skriver till, är det lämpligt att använda antingen -san eller -sama-suffixet, men det senare bör endast användas om du är mycket utsatt för mottagaren. En något mindre formell hälsning är "Zenryaku" (översatt "utan en inledande kommentar"), men detta används bara när brevet kommer att vara mycket kort och behandlas som en ursäkt för korthet.
Avslutande kommentarer
Avslutande kommentarer är givetvis lika viktig som den inledande kommentaren. Det gemensamt parade ordet med "Haikei" är "Keigu", vilket grovt översätter till engelska "Med vänliga hälsningar". Kvinnor kommer ibland att använda "Kashiko" istället, eftersom det är mer formellt. Ordet parat med "Zenryaku" är "Sousou".
Keigo tal
Det japanska språket har olika ändringar för rotord, var och en beroende av situationen och vem du talar om. Asiatiska språk är unika från sina västerländska motsvarigheter i användandet av keigo eller hedersmål, för att uttrycka respekt för den andra parten. I dessa fall kommer ordet slutar att skilja sig, till exempel med -desu slutar istället för den mer avslappnade -da. Affärsbrev etikett dikterar att du försöker använda den högsta, mest artiga formen i en given situation utifrån respekt för mottagaren.
Lagerfraser
Lagerfraser undviks generellt i Amerika, men i Japan förväntas de faktiskt. Att säga något som "Hur mår du?" Kan låta som en dålig idé på ett företagsbrev, men även om du skriver till VD för marknadsföring i ett stort företag, frågar du om mottagarens hälsa eller familj anses vara artig och omtänksam gest. Kom bara ihåg att använda den artiga språkformen hela tiden, även när du pratar om vädret.
meshi
En meshi är ett japansk visitkort, och något som är relaterat till ett hedersmärke i den japanska lönnens värld. En hel ritual följer den som innebär att man mottar kortet med båda händerna och mottagaren förväntas hålla kortet på bordet hela tiden under mötet. I ett företagsbrev, om du aldrig har träffat mottagaren tidigare, är det med tillstånd att inkludera en mask med brevet. Detta är inte nödvändigt om du tidigare har träffat brevets mottagare.
