G & A är redovisningshorthand för allmänna och administrativa kostnader. Vissa företagskostnader kan tilldelas specifika avdelningar eller projekt, till exempel arbetskraft och leveranser för ett tillverkningsarbete eller försäljningskraftens körning till försäljningsavdelningen. G & A avser utgifter som gynnar hela företaget snarare än en avdelning eller ett projekt. Exempel på administrativa kostnader är juridiska avgifter, revisorsavgifter och företagsförsäkringar.
G & A Versus Overhead
Administrativa kostnader i redovisning ser mycket ut som omkostnader. Båda begreppen avser kostnader som inte kan tilldelas specifika aktiviteter. Lön för en fysiker som arbetar med kall fusion kan tilldelas som en kostnad för det forskningsprojektet. Labbhandledaren kan emellertid hantera kallfusionsforskningen och tre eller fyra projekt samtidigt. Verktygen för labbet bidrar till alla de olika forskningarna som görs där. Projektbaserade kostnader kallas ibland direkta kostnader, där G & A och overhead är indirekta.
Medan människor använder överhead och G & A utbytbart finns det skillnader. Omkostnader är projektrelaterade, men inte specifika projekt. Utgifter för laboratoriehandledaren, eller en chef som övervakar två eller tre olika projekt, räknas som overhead. Så gör verktygen eller kostnaden för att hålla ett projektöversynsmöte för alla dina projektledare. Om du inte har några projekt på gång, har du inget överhuvudtaget.
G & A-kostnader gäller för hela din organisation. Även om ditt företag inte har några kontrakt eller projekt, kommer det fortfarande att gå upp G & A-räkningar:
- Redovisningsavgifter.
- Advokatkostnader.
- Allmän ansvarsförsäkring.
- Bankavgifter.
- Företagslicenser.
- Personalutbildning utbildar nya arbetstagare.
- Kontorsmaterial.
Alla dessa kostnader finns även om det inte finns något fakturerbart arbete som görs eller någon försäljning stängd.
Administrativa kostnader i redovisning
Din revisor måste spåra G & A-kostnader precis som allt annat du spenderar pengar på. Revisorer redovisar G & A för en viss period i resultaträkningen. Resultaträkningen spårar intjänade pengar och kostnader som uppkommit under föregående år eller kvartal, säger. Den översta raden i redogörelsen redovisar dina intäkter för året. Nedan redovisar du kostnaden för sålda varor, sedan administrativa kostnader.
Bokföringen blir mer komplicerad om du arbetar med ett federalt kontrakt. Regeringskontrakt kräver att du knyter alla dina räkningar till specifika projekt. Om din fakturering innehåller overhead eller G & A måste du fördela en del av utgifterna till det aktuella projektet.
Hantera G & A
G & A är ofta en utmaning för bolagets bönräknare. Dessa kostnader bidrar inte direkt till vinst, så det ser ut som om de är ett drag på verksamheten. Det gör dem till ett naturligt mål för kostnadsbesparingar. Problemet är att många av de allmänna och administrativa kostnaderna är fasta, såsom hyror, försäkringar och juridiska avgifter. Det gör det svårt att eliminera eller sänka dem utan mycket arbete och planering. Vissa företag går med med mycket lite G & A eftersom de är decentraliserade. Ett företag med ett starkare centralkommando kräver vanligtvis större G & A-utgifter.
Noggrant skärande av G & A genom att effektivisera stöd och administrativa funktioner kan minska kostnaderna och öka företagets värde. Om ledningen skärs för aggressivt eller beskyller de felaktiga grenarna kan det skada företagets värde på lång sikt. Om företaget reducerar G & A noggrant kan det frigöra pengar till mer lönsamma användningsområden som investeringar eller FoU. Ingen lösning fungerar för alla; Det kommer att variera med företagets bransch, storlek och det är konkurrenskraftiga styrkor.
I allmänhet är det dock bättre att minska G & A när företaget går bra än att vänta tills det är underpresterande. På den tiden är ledningen mer benägna att skära bort på G & A i desperation än att planera noggrant.
