Dokumentkontrollfunktionen har ansvaret att hantera dokumentflöde och lagring i en organisation genom olika funktioner och processer. Dessa inkluderar underhåll av filer och användning av korrekt distributions- och revisionsförfaranden som beskrivs på Siliconfareast.com.
Bibliotekssystem
Dokumentkontrollfunktionen har till uppgift att upprätthålla interna biblioteksprocedurer på ett korrekt sätt, så att lämplig personalåtkomst uppstår, men vistelsen av officiell dokumentation är alltid känd.
Lagring / arkivering
En annan viktig aktivitet i dokumentkontrollfunktionen är att lagra dokument och arkivera för att säkerställa korrekt tillgänglighet av alla nödvändiga filer.
revideringar
Dokumentkontrollfunktionen har också ansvar för att säkerställa att officiellt godkänd dokumentation endast revideras i samband med lämpliga processer och godkännanden. Det kan innebära ett system för dokumentförändringar (DCR) som kräver utvalda signaturer innan ett tidigare godkänt dokument kan göra ytterligare ändringar.
Arbetsflöde
Dokumentstyrningspersonal utför också aktiviteter med målet att säkerställa ett effektivt arbetsflöde, t.ex. genom att tilldela dokument till lämplig sekreterare för sådan verksamhet som ordbehandling eller skanning.
spårning
Dokumentkontrollfunktionen spårar också tidig produktion av dokument genom det övergripande arbetsflödet, till exempel genom att använda ålderslistor som indikerar att dokument har spenderat för lång tid genom arbetsflödesprocessen.
