Projektledning är en disciplin som innebär att planera, organisera och övervaka ett projekt inom de tidsbegränsningar, budget och resurser som tilldelats för det. Projekt börjar med att definiera ett mål baserat på ett visat behov och sluta med att visa att behovet har uppfyllts effektivt av projektet och målet som uppnåtts. För att göra detta styrs projektet genom definition, planering, genomförande och leveransstadier.
Definition
Definitionfasen är först och kallas ibland initieringsfasen. I denna fas anställs eller utses projektledaren och väljer sedan ett lag. Under denna fas är behovet av att mötas av projektet noggrant definierat. Personer som påverkas av problemet konsulteras, behov diskuteras och lösningar debatteras. Den tidiga dokumentationen av projektet genereras också under denna fas. Det handlar typiskt om en affärsmässig bedömning för processen, en översikt över projektet och fastställandet av milstolpar. Milstolpar är punkter där projektet mäts för att försäkra att det är på rätt spår.
Planera
Under planeringsfasen definieras de enskilda stegen i projektet från början till slutet. Viktiga mål som specifika mål, affärsfördelar och projektmål definieras. Styrelsens eller ledningsstrukturen för projektet definieras också. Ledningsstrukturen innebär i detta fall att man definierar vem som är ansvarig för vad och vem rapporterar till vem. Att noggrant definiera projektsteg, leveranser och ledningsstruktur från början är viktiga, så att ansvarlighet och mätbarhet kan bibehållas under hela processen och konflikter kan lösas snabbt.
Avrättning
Projektets genomförandefas är typiskt den längsta fasen av projektledning. Som namnet antyder är det under denna fas att det faktiska arbetet med projektet genomförs. Medan arbetet pågår, övervakar projektledare framstegen, testar färdigt arbete och prototyper och eventuella problem uppstår löst. När genomförandefasen går mot färdigställandet informeras grupper som påverkas av projektet om och involveras i projektet för att försäkra sig om att målen uppfylls, svara på eventuella frågor som uppstår och framställa eventuell dokumentation, som manualer.
Utvärdering och stängning
Den sista fasen av projektledningens livscykel kallas utvärderings- eller nedläggningsfasen. Det är under denna fas att det färdiga projektet presenteras och analyseras för att avgöra om det var en succé. Detta är också lärandefasen. Debriefing äger rum om det övergripande projektet till förmån för framtida projekt. Eventuella problem som uppstod diskuteras tillsammans med lärdomar och möjliga sätt att saker kan göras bättre nästa gång. En slutrapport och ett projektmeddelande skickas vanligtvis till ledningen vid denna tidpunkt.
