Med termen "centralisera" menas allting till en huvudplats, vilket innebär att centraliserad upphandling innebär att alla upphandlingsförfaranden, föremål och personal placeras på en plats. I större företag är inköp inte alltid hanterat centralt, men det finns flera fördelar med centraliserad upphandling.
Minimera dubbelarbete
I företag som inte har ett centralt system för upphandling spenderas mycket tid och pengar genom dubbelarbete. Varje avdelning måste gå igenom samma procedur om och om igen istället för att bara ha en specifik avdelning tillgodose alla inköpsbehov. Det tar mer tid för varje avdelning att behandla sina egna transaktioner jämfört med att de alla behandlas som en.
Öka effektivitet
I de flesta fall där centraliserad upphandling inte används, måste cheferna för olika avdelningar hantera inköp. Om dessa organisationer skulle byta till centraliserad upphandling skulle dessa anställda ha mer tid att ägna sig åt sitt arbete och därmed öka effektiviteten.
Minska kostnaden
Centraliserad upphandling sparar företagens pengar eftersom det centrerar alla transaktioner på en plats. Detta minskar den mängd kapital som bolaget behöver investera för förvaring och personal, och säkerställer dessutom ökad köpkraft genom att kombinera behoven hos olika avdelningar tillsammans. Företag kan också minska sina regleringsutgifter, eftersom alla transaktioner enkelt kan övervakas och registreras från en plats.
Bättre affärsrelationer
Förhållandet mellan olika leverantörer ökar genom centraliserad upphandling. Om ett företag regelbundet köper varor från ett visst företag, kommer relationen sannolikt att förbättras med tiden. När alla företagets inköp hanteras av en avdelning kommer huvudet att bilda bättre band med leverantörer, något som kan leda till snabbare bearbetning och bättre kreditvärdighet. Inköpspersonalen är också lättillgänglig om någon av sina leverantörer har ett klagomål.
