Ett företagsbrev anger tonen för framtida interaktioner. När en prospektiv kund får ett företagsbrev, bildar han omedelbart ett intryck av författaren och hans organisation. Om brevet är för avslappet, kan författaren tycka sig oskäligt eller oprofessionellt. Skrivning som är för formell kan skrämmande eller alienera läsaren. Ett välorganiserat och välskrivet brev kommer att skapa ett positivt första intryck.
Välorganiserad
Varje affärsbrev adresserar ett specifikt syfte eller uppgift. Det kan vara en begäran om information, svar på en förfrågan eller inlämnande av ett förslag. I första stycket anges syftet med brevet. Det svarar journalistens frågor: vem, vad, när, var och varför. De övriga punkterna stöder detta syfte med olika punkter - kvalifikationer, attribut, funktioner. Det sista stycket återställer detta syfte och tydligt skisserar författarens förväntningar. Författaren använder lämpliga övergångssatser för att säkerställa att alla delar av brevet flyter smidigt ihop.
Tydlig och kortfattad
Ett bra företagsbrev ger all relevant information på ett tydligt och kortfattat sätt. Författaren använder en lämplig ton och ett språk. Han håller ordförrådet enkelt och undviker att använda tekniskt eller abstrakt språk för att imponera på läsaren. Han varierar längden på meningar, styrning bort från långa, rambling meningar med alltför stora detaljer. Men han begränsar sig inte till korta, fälliga meningar. När det är möjligt använder han aktiv röst istället för passiv röst.
Välstrukturerad
Varje affärsbrev följer företagets format och typsnittskrav.I ett blockformat lämnas hela bokstaven motiverad och enkelavstånd, förutom ett dubbelutrymme mellan stycken. Det modifierade blockformatet följer blockstilen, men positionerar datumet och stänger i mitten. De flesta affärsbrev inkluderar datum, adress, hälsning, ämnesrad, gratis stängning, signatur och bilagor. Om brevet är kortare eller längre än genomsnittet gör författaren nödvändiga justeringar av vertikalavståndet.
Felfri
Innan du skickar ut något brev läser författaren det första utkastet högt. Detta är ett utmärkt sätt att leta efter språk som låter obehagligt eller onaturligt. Han använder en ordbok och skriver stilbok för att kontrollera all stavning, grammatik och interpunktion. Alternativt kan han använda stavnings- och grammatikkontrollfunktionen i hans ordbehandlingsprogram. Han dubbel kontrollerar mottagarens namn, namn och adress.
