Kassör för ett företag, en organisation eller en annan grupp håller reda på koncernens budget och utgifter. Om du har kassörens jobb är du ansvarig för att sammanställa och presentera en rapport på styrelsemötena. Det finns några saker som du måste inkludera i denna rapport, inklusive en översikt över kostnaderna för tidsperioden och gruppens nuvarande innehav.
Förbered en skriftlig version av rapporten före mötet. Denna rapport ska innehålla fyra poster: saldot vid periodens början, periodens resultat, periodens utgifter och saldot vid periodens slut. Skriv ut en kopia för varje medlem som kommer att delta, plus några extrafunktioner och dela ut kopiorna innan du börjar presentationen.
Ange saldot på alla konton som din grupp eller företag ägde i början av perioden sedan ditt senaste möte. Detta nummer ska vara ett dollar totalt av alla konton. Inkludera inte cent för att göra numret lätt att visualisera och komma ihåg. Detta kommer att ge en bra utgångspunkt för resten av rapporten.
Ange intäkten, eller de pengar du tog in för perioden. Om du arbetar i en organisation där inkomsten är samma eller liknande varje månad behöver du inte gå in i djupet om detta. Om du har en stor inkomstkälla som inte är typisk, måste du förklara varifrån pengarna kom ifrån.
Förklara de utgifter som din grupp haft för tidsperioden. Liksom de inkommande fonderna behöver utgående medel inte förklaras djupt om de är återkommande kostnader som styrelsen vet om - till exempel räkningar eller löner för arbetstagare. Om det finns en stor kostnad som är ovanlig, var noga med att förklara vad utgiften var och varför det var nödvändigt.
Ange saldot på alla konton, inklusive kontanter och investeringar, som din slutsats. Denna siffra är vad styrelsemedlemmarna kommer att använda som underlag för beslut om utgifter under mötet. Innan du slutar, fråga om någon behöver någon förtydligande.
