Central cash management avser praktiken att hantera alla finansiella transaktioner från en enda plats, snarare än att lämna finansiella transaktioner i händerna på enskilda platser. Till exempel kan ditt företag välja att driva alla finansiella transaktioner från huvudkontoret i Seattle, snarare än att tillåta satellitkontor över hela landet att hantera ekonomin individuellt. Medan central kontanthantering ger vissa fördelar, till exempel förbättrad finansiell tillsyn skapar det också nackdelar.
Programkompatibilitet under utbyggnader
Även om programvaruföretag har vidtagit åtgärder för att förbättra de komplikationer som uppstår när olika program försöker prata med varandra, orsakar driftskompatibilitetsproblem fortfarande företag. Problemet visar sig särskilt problematiskt vid fusioner. Om ditt företag förvärvar ett annat företag som har olika bokförings- eller bokföringsprogram, innebär implementering av centraliserad kontanthantering vid verksamheten ofta en fullständig översyn av den andra företags finansiella IT-infrastruktur. Sådana översyner kräver tid, arbetskraft och kostnader.
Ökad inverkan av mjukvaruglitches
Förutsatt att ingenting går fel med ditt kontanthanteringssystem, ska anställda få sin lön som urverk. Få datorsystem och mjukvarupaket är problemfria under sin livstid. Programuppdateringar och till och med felaktig firmware kan krascha program, äta data och frysa system. Dessutom kan användarfel vid hantering eller manipulering av kontanthanteringsprogrammet eller till och med data försena betalningar till alla anställda och alla dina leverantörer. Distribuerad och pappersbaserad kontanthantering lider också av problem med användarfel, men det begränsar problemet till en mindre grupp eller en enda anläggning, snarare än hela din organisation.
Justeringar för flera tidszoner
Central kontanthantering skapar potential för tidsproblem om ditt företag arbetar i flera tidszoner eller internationellt. Om du antar att ditt företag betalar alla anställda samma dag måste ditt system redogöra för när bankerna slutar bearbeta transaktioner över alla relevanta tidszoner och tillgodose betalningstider för anställda som arbetar över den internationella datalinjen. Snarare än att skicka en massbetalning, som du vill, om alla anställda bodde lokalt, måste ditt företag hantera flera massbetalningar över en period av timmar.
Andra överväganden
Många småföretag använder sig av central kontanthantering som standard eftersom verksamheten endast har en enda plats. Om du väljer att expandera men inte genomföra central kontanthantering då kan du placera ditt företag för en framtida förändring genom att installera identisk programvara på alla dina platser. Det eliminerar driftskompatibilitetsproblemet innan det börjar och innebär att du kan importera data som kommer från någon av dina företagsorter. Att upprätthålla ett distribuerat kontanthanteringssystem komplicerar ditt finansiellt arbete, eftersom de måste samla in och bedöma finansiell information från alla källor för att bestämma företagets ekonomiska ställning.
