Enstaka källkodsbevakningar (SSJ) är ett krav hos de flesta institutioner där inköp av varor (leveranser, utrustning, tjänster etc.) över ett visst tröskelvärde kräver en multifaktorisk förklaring till varför nämnda varor endast kan komma från en källa. Många tycker att skrivandet av SSJs är besvärligt och förstår inte varför förklaringen att detta är föremålet de vill köpa är berättigande nog. Emellertid måste inköpsavdelningen ha giltiga skäl till varför dessa föremål inte kan upphandlas genom en full och öppen konkurrens där någon kompetent leverantör kan bjuda på kontraktet. Medan de flesta institutioner har sina egna mallar för att begära en lämplig SSJ, beskriver den här artikeln de grundläggande stegen som ärverts för att underbygga alla sådana inköpsrekvisitioner.
Titel ordbehandlingsdokumentet som en enda källa Motivering för det specifika inköpsordernumret, om det är tillämpligt, och lista alla institutionella policynummer på varför en enda källa är nödvändig för denna rekvisition.
Beskriv de specifika användningarna av objektet. Ange specifikt vad föremålet kommer att vara för och vad det kommer att göra. Ta med eventuella projektnummer och titlar som materialet i fråga kommer att stödja.
Ange varans särskiljningsegenskaper och varför det här är den enda som uppfyller kraven. Det kan innebära att du lägger till ett befintligt system eller ersätter ett befintligt system. Upphovsrätt och varumärken kan vara tillämpliga här beroende på situationen.
Förklara vad som skulle hända om en annan, ojämn artikel upphandlades istället. Inkludera eventuella träningsfördröjningar, ändring av standard operativa förfaranden etc. som skulle kosta institutionens tid, medel och övergripande fullföljande av projekt.
Beskriv det utförda arbetet för att avgöra vilka andra liknande artiklar som erbjuds från andra leverantörer och varför dessa objekt inte uppfyller kraven i de föregående stegen. Det kan behöva vara explicit att inkludera: företagsnamn, kontaktuppgifter och i vissa fall giltiga citat.
Inkludera namn, titel och kontaktuppgifter för den primära kontakten för SSJ (detta behöver inte vara den som skrev det) och inkludera en kopia tillsammans med beställningen.
tips
-
Följ alltid den föreslagna institutionella mallen för en SSJ om en är tillgänglig eftersom det är mest säkert att det går att få en godkänd. Prata med andra som har skrivit SSJ och be om att se deras exempel på framgångsrika inlägg. På samma sätt, när du har en framgångsrik inlämning, behåll det dokumentet på ett säkert ställe och basera alla framtida på det. Det är självklart viktigt att ge så mycket information som möjligt om de rekvisitionerade föremålen. Ju mindre tid som inköpen måste spendera kommer tillbaka till och ställa frågor till SSJ: s upphovsman, desto mindre tid tar det för att få objekten.
Varning
Inköpsprocessen blir strängare över hela linjen och SSJs blir mer komplicerade och belastande. Ta denna process på allvar och visa respekt för rutinerna och hoppet på det bästa.
