För att ditt kontor ska kunna fungera effektivt, måste du kunna planera dina möten på rätt sätt. Att för mycket tid att passera mellan möten kommer att slösa bort dyrbar tid och minska produktiviteten. Å andra sidan kan över-schemaläggningsavgångar leda till långa väntetider som kommer att irritera kunder och möjligen få dem att gå upp och gå ut. Det finns några saker du måste överväga för att skapa ett schema som kommer att gynna alla.
Bestäm om du vill använda en tidsbok eller ett program för datorprogram. Båda är lika effektiva, även om datorn kan dra upp information mycket snabbare än att söka efter den i en bok. Tidningsböcker och program är allmänt tillgängliga i butiker och online. Ett annat alternativ är att använda en gratis webbaserad kalender för din schemaläggning; Detta ger fördelen av åtkomst från vilken dator som helst.
Blockera alla dagar då ditt kontor kommer att stängas. Det kan innebära helger, helgdagar, semestrar och andra händelser som kan leda till att kontoret stängs. Att blockera dessa datum före tid kommer att se till att du inte av misstag bokar möten när ingen kommer att vara kvar.
Blockera timmarna på dagen då du inte tar ut möten. Till exempel kan du inte börja ta möten förrän efter klockan 9.00. Då kan du ta en timme till lunch från middagstid till 1:00. Din dag på kontoret kan sluta klockan 5, så du vill inte schemalägga några möten efter 4:30 p.m.
Bestäm hur mycket tid du behöver för varje möte. En läkarmottagning kan ställa sin tid i femton minuters kvarter medan en frisör kan välja trettio minuter. Om ett möte tar längre tid än det, kan två klockor vara avsedda för en person. Till exempel kan en perm ta en timme. En frisör kunde lägga åt sidan två halvtimmar av tid för den ena kunden.
Gör avtalen utifrån kundens behov. Om kunden måste vara hemma klockan 3 för att hennes barn ska gå av skolbussen, vill du schemalägga henne för en klockan 1 p.m. utnämning. Gör alltid ditt bästa för att tillgodose kunden.
tips
-
Lämna alltid kunden ett möte kort för att påminna honom om hans framtida möte. Ring alla möten dagen innan så att du kan bekräfta att de fortfarande kommer.
Varning
Om du debiterar för no-shows, måste du låta kunderna veta det när de planerar sitt möte.
