Överlämningsrapporter är ett grundläggande verktyg som används av en utgående medarbetare för att informera om en ny hyra av tidigare arbete och vad som behöver hända för att säkerställa en sömlös anställdas övergång. Denna typ av rapport kan användas på flera olika sätt. Det kan innehålla information för en enkel skiftbyte eller för en permanent ersättare. Rapporten ska innehålla all viktig information som den person som tar över för dig behöver veta för att säkerställa att inga onödiga och oförutsedda problem uppstår efter att du har lämnat din position.
Förbereder en överlämningsrapport för anställda
Innan du börjar bygga din överlämningsanteckning, gör en lista med all information som den inkommande medarbetaren behöver veta. Tänk på vad du gör dagligen, liksom saker du gör varje vecka, månatligen eller årligen. Inkludera annan information än dina grundläggande uppgifter och skyldigheter, som viktiga kontakter, protokoll, kommandokod, lösenord, nycklar, viktiga datum, träningsprogram och annan arbetsspecifik information.
Tänk om deadlines och prioriteringar
När du känner att din lista är klar börjar du bryta listan ner efter prioriteringar, frekvens, typ av information och sekvens. Lista aktuella projekt, datum eller tider som de började, hur de ska utvecklas och deras förväntade slutdatum eller tidpunkt. Den inkommande medarbetaren behöver veta vilka uppgifter de behöver prioritera efter överlämnandet.
Börja med viktiga mål
Börja med att skriva en sammanfattning av målen för positionen - ditt och företagets - så att din ersättare vet var de ska börja. Det som följer beror på syftet med rapporten. För en övergångsöverlämningsrapport, till exempel, börjar du med det som startades på ditt skifte och behöver fyllas i av nästa. Observera också genomförda uppgifter, så det inkommande skiftet duplicerar inte vad du gjorde. För en ny, fast anställd, skriv en lista över både de kort- och långsiktiga projekt som du arbetar för, samt anmärkningsvärda projekt som du avslutat tidigare. Inkludera alla datum och tidsfrister som den nya personen behöver veta.
Lägg till tips och resurser
Det är också användbart att inkludera tips för att framgångsrikt slutföra uppgifterna till hands. Till exempel kan du göra en detaljerad katalog över platsen för jobbspecifika dokument och objekt för din ersättning, förutom att redogöra för kontaktinformation för personer som är relevanta för det aktuella jobbet. Om möjligt, inkludera sätt att förbättra produktiviteten och jobbet. Detta kommer att ge din ersättare verktygen för att fortsätta det du startade utan ett avbrott i flödet av processen och ökar sannolikheten för ett framgångsrikt resultat.
Använd en mall
För att förenkla processen att göra en överlämningsrapport för anställda, skapa din rapport med ett kontorsdatorprogram. Använd en befintlig överlämningsrapportmall eller skapa din egen baserat på saker som är specifika för jobbet - skrivning "överlämningsrapportmall" i en sökmotor ska returnera många exempel. Och glöm inte att korrekturläsa överlämningsrapporten innan du lämnar din position för att säkerställa att all relevant information är tillgänglig för den nya medarbetaren.
