Att veta din publik är nyckeln till att skriva ett brev för att presentera ditt företag eller organisation. Din avsikt är ett annat viktigt faktum i att skriva en effektiv affärskommunikation som förmedlar din läsare din organisations syfte och struktur. Syftet med en introduktionsbrev varierar från att meddela ditt företags ankomst på samhällskartan till en välgörenhetsorganisation som begär ekonomiskt och in natura stöd från givare och volontärer.
Uppnå ditt företags högsta rankande verkställande såväl som någon som är bekant med marknadsföringskoncept eller en anställd med ansvar för marknadsföring av organisationen för att skapa en introduktionsbrev. Ditt företags verkställande eller grundare kan ge insikt om företagets syfte och varför den grundades och din marknadsföringsguru kan belysa hur man överklagar företagets kundbas.
Rösta på det bästa formatet för din introduktionsbrev. Om din organisation har ett starkt socialt media nätverk och en kundbas som föredrar traditionell kommunikation, utarbeta två versioner av din introduktionsbrev. Skapa ett meddelande som går viralt och en annan som är mer lämplig för spridning av hårddiskar.
Konstruera din första stycke med publiken i åtanke. Klaga till filantroper med en öppning som "Varje år hjälper ABC Foundation tusentals fördrivna kvinnor att rekonstruera sina liv." Däremot kommer framtida företagare att uppskatta entreprenörskapet från en introduktion som förklarar organisationens ödmjuka början, till exempel, "XYZ Corporation började i Steve Wilsons garage som en hobby två decennier innan den genomsnittliga amerikanen hade råd med en hemdator." Använd resten av ditt första stycke för att beskriva organisationens ursprung eller grund.
Utkast till andra stycket i ditt introduktionsbrev för att förklara vad ditt företag eller organisation gör - om du tränar arbetslösa eller arbetslösa arbetstagare, beskriv de typer av yrkesutbildning du tillhandahåller. På samma sätt, om du säljer produkter till globala marknader, beskriv de många nationer som ditt företag påverkar genom att distribuera sina varor till kunder runt om i världen.
Skapa en bild av organisationens struktur i tredje stycket. Undvik helt enkelt att referera till ett organisationsschema - din introduktionsbrev ska inte ha bilagor. Beskriv ledningsgruppen och hur varje medlem av teamet deltar i att utveckla företagets strategi. Berätta för dina läsare om företagets avdelningsfunktioner och hur avdelningar interagerar. Bekräfta ditt mänskliga kapital förklara hur dina anställdas kvalifikationer och kompetens och hur de bidrar till organisationens framgång. "XYZ Corporation-anställda har en kombinerad 75 års expertis inom datanätverk och mjukvaruutveckling" är ett exempel på att erkänna dina anställdas professionella kompetens.
Uppfyll ditt brev i fjärde stycket genom att omformulera syftet med din introduktion. Om du är ny för näringslivet, bjuda in kunder och till och med andra företag att stanna i din butik eller besöka din webbplats. För ett introduktionsbrev som ber om donation, upprepa din organisations syfte, dess tidigare framgångar och be om donationer. Engagera dina läsare för att ta reda på mer om ditt företag och din organisation.
Förbered en signaturlinje för ditt företags högsta rankade verkställande eller organisationsledare. Förutsatt att det är möjligt, förbereda kopior av brevet för individuella och ursprungliga signaturer - de lägger en varm personlig touch till företagskommunikation.
