Effektiva affärsbrev är ett viktigt verktyg i varje affärsmans arsenal. Oavsett om det är avsedd att sälja en produkt eller tjänst, eller helt enkelt för att introducera författaren själv, måste ett effektivt företagsbrev ha några grundläggande egenskaper för att få en läsare att reagera positivt. Brevet måste ringa mottagaren till handling och övertyga honom att göra vad författaren önskar. Alla effektiva affärsbrev har vissa egenskaper gemensamt.
Komplett information
En effektiv företagsbrev har all den information en läsare behöver för att kunna fungera på ett lämpligt sätt. Brevet anger tydligt vem brevet är från och var och hur man ska svara. Det anges vad brevet handlar om, när åtgärder måste vidtas, var den åtgärden bör vidtas och varför åtgärder bör vidtas nu. Affärsbrevet är fullt av information och lämnar ingenting ut. Det har ett tydligt uppmaning till handling och berättar mottagaren hur man utför den åtgärden.
Korthet
Den effektiva affärsbrevet är inte blommig eller utsmyckad. Det är extra och till den punkten. Det finns inga slösa ord. Språket är koncist i leveransen så att läsaren lämnas med endast den information som behövs. En affärsbrev är inte en plats för att visa upp stora ord eller poesi. Effektiva affärsbrev är korta och till den punkten.
Fördelar, inte funktioner
Effektiva affärsbrev fokuserar på fördelarna för mottagaren, inte egenskaperna hos produkten eller informationen. Det svarar frågan för läsaren: "Vad är det för mig?" Ett företagsbrev tar hänsyn till de tidsbegränsningar som läggs på läsaren och de behov som läsaren tar med sig till bordet. Det passar dem, vilket gör det lätt för läsaren att ta den önskade åtgärden. Affärsbrev fokuserar på hur bokförfattaren kan hjälpa läsaren, inte varför läsaren ska hjälpa författaren.
specificitet
Använd specifikt språk när du skriver företagsbokstäver. Berätta läsare exakt vad de kan förvänta sig av produkter, tjänster eller företag. Använd inte vagt språk som kan låta dem gissa. Använd exempel om det behövs för att ytterligare klargöra språk för att göra affärsbrevet klart för läsaren. Om ett löfte görs i ett brev, se till att verksamheten kan säkerhetskopiera det. Använd också åtgärdsord istället för passiva verb för att ge dina meningar styrka.
Klarhet
Undvik att använda jargong om det inte är absolut nödvändigt för att kommunicera tydligt. Det är viktigt att klargöra exakt vad brevet erbjuder och vad brevet ber läsaren att göra. Om inte, kan läsaren inte vidta de begärda åtgärderna, och brevet kommer inte att vara effektivt. Använd tydligt, starkt språk för att betona vad läsaren ska göra efter att ha läst affärsbrevet. Korta meningar med starka, handlingsbara verb är rekommenderade för att uppmuntra läsaren att agera.
Etikett
Var noga med att följa korrekt etikett i företagsbokstäver. Se till att du hittar rätt namn och stavning av personen som kommer att få brevet. Adressera dem på lämpligt sätt. Svara på alla bokstäver som kräver ett retursvar. Genom att följa korrekt etikett visar en affärsman att han har rätt respekt för den person han skriver till. Den respekten kan gå långt mot att läsaren av brevet tar upp handlingen.
korrekt~~POS=TRUNC
Från formateringen av brevet till mottagarens lämplighet måste ett företagsbrev slå många korrekta anteckningar för att vara effektiva. Var säker på att den skickas till rätt person, i rätt avdelning, hos rätt företag. Var säker på att brevet går till rätt person för att ta den åtgärd som brevet ber honom att ta. Läs över brevet och bedöma huruvida språket är korrekt för personen du skickar den till - varken för formell eller informell. När du är redo att skicka ut den, dubbelklicka på formateringen en gång för fel.
