På många skolor, lärare gör sina avsikter för nästa läsår känt genom att lämna in en avsiktsförklaring. I detta brev anger elementärlärare om de avser att återvända till skolan och göra framställningar om deras anställning för nästa skolår. För att säkerställa att dessa bokstäver kommunicerar nödvändig information effektivt måste de noggrant formatera dessa korrespondenser.
Kontakt information
Överst i avsiktsförklaringar bör elementära lärare inkludera deras kontaktuppgifter, med början på deras namn och inkludera deras adresser. Det här avsnittet av information ska anpassas till vänster och gå längst upp i brevet. Detta möjliggör enkel brev sortering av personalansvariga.
Mottagarens adress
Direkt under deras kontaktuppgifter bör elementärlärare innehålla namn och adress för de personer till vilka de skickar dessa bokstäver. Denna information ska innehålla personens fulla namn, samt titel och hans arbetsadress. Detta bör också anpassas till vänster.
Datum
Datumet ska gå direkt under mottagarens adress och tjäna som ett stämpel av sorter, vilket anger det datum du skickade brevet. Det här är en särskilt viktig bokstavskomponent, eftersom lärare i många skolor har ett begränsat fönster för att skicka in sina avsiktsbrev.
Hälsning
Brevet bör börja, som nästan alla bokstäver, med en hälsning. Denna hälsning bör vara formell i naturen även om läraren är öppen med den person som kommer att få brevet. Hälsningen ska sluta med ett kolon.
Ämne linje
Direkt under hälsningen bör läraren inkludera en ämnesrad som börjar med "Ämne:" följt av begreppen "avsiktsförklaring" eller en annan fras som anger året för vilket de ger sin avsikt, till exempel "Intent for 2011-2012 school år."
Brev Kropp
Brevkroppen ska inte innehålla någon indragning utan i stället bestå av stycken som är helt inriktade mot vänster. Det ska tydligt beskriva lärarens avsikt, samt inkludera eventuella förfrågningar som hon får ha om hennes klassuppgifter under det följande året.
Stängning
Brevet borde stängas med en affärsmässig "Vänlig hälsning" eller liknande slut. Avsändarens underskrift bör följa och under detta, han borde skriva sitt namn.
