Många ideella och utbildningsorganisationer behöver filantropiskt stöd för att upprätthålla verksamheten. En bankrörelse bankett är ett av de bästa sätten att samla in pengar till konstprogram, skolor, sjukhus, förespråksgrupper och andra. Dessa händelser kan verka komplicerade att planera och organisera. Börja med en bra checklista, skapa en kalender och be om volontärer att hjälpa till. Börja månader före bankettdatum och boka tidigt, plats, catering, talang och underhållning.
Planera händelsen och köp en planeringsbok eller notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) strängt för händelsen. Underhålla en mapp för poster, kontakter, visitkort, kvitton, volontärlistor, bokningar, menyer och alla detaljer som kommer att uppstå före, under och efter händelsen. Få en hjälpare så tidigt som möjligt, till exempel en volontärkoordinator, och börja delegera uppgifter.
Budget händelsen. När du väl vet platsens maximala huvudantal, räkna ut kostnaden för att fördela per person för måltider, drycker, presentpåsar och andra föremål på listan. Figurkostnader för varje post på checklistan, till exempel utrustning, personalkostnader, hyror, serviceavgifter, gottgörelser och så vidare. Biljettpriser och upptagna medel täcker dessa kostnader, men inledningsutlägget inkluderar ett antal insättningar och förskottskostnader.
Hitta och säkra en anläggning för att hålla banketten. Detta kan vara ett stort hotell, stor restaurang som välkomnar privata fester, en bed and breakfast eller historisk herrgård. Du måste känna till den maximala kapaciteten så att du inte överskådar inbjudningar till gäster eller säljer fler biljetter än vad rummet tillåter. De flesta kvalitetsinrättningar kommer att ha personal att hjälpa till med planering, samt catering och andra tjänster internt.
Boka din ceremoniemästare (MC). Kolla med lokala talangsbyråer. Om du vill boka en "namn" handling eller en kändis måste du börja långt före det förväntade datumet eftersom vissa har mycket upptagna scheman. Kontakta agenter och chefer för underhållning och boka all talang.
Beställ inbjudningar, biljetter, program och annat tryckt material som broschyrer i organisationen för vilka fonder tas upp. Om du ska hålla en auktion, börja få saker donerade. Ett team av volontärer kan hantera det ansvaret. Tysta auktioner behöver inte auktionsförare, men en budgivning auktion kommer. Bestäm om din MC ska göra det, eller om du behöver en separat specialist. Mail inbjudningar till organisationens givarlista. Se till att händelsen är semi-formell. Ange vad som helst som gästerna behöver veta utöver datum, tid, plats och speciella gäster eller underhållning. Var säker på att marknadsföra din auktion.
Annonsera evenemanget genom nyhetsbrev, online-annonsering, lokala tidningar och radiostationer som bär PSA (Public Service Announcements) för ideella vinster. Lokala tv-stationer kan också ha en kalender med händelser, och lokala nyhetsprogram kan göra en kort intervju eller plugga till evenemanget, så ha alla detaljer redo.
Prata med platsens kock, eller sätt upp utanför catering. Bestäm om att ha en buffé eller full service, pläterade måltider. Berätta för din budget och förväntat antal personer. Detta kan slutföras ju närmare du får, men det är alltid bättre att förbereda sig för fler människor än vad man förväntar sig än att inte uppfylla de verkliga behoven.
Håll kontakten med frivilliga, medarbetare och all personal som arbetar med evenemanget. Tilldela en specialassistent till varje kändis- eller underhållningsgrupp för att hjälpa till med någonting under evenemanget. Möt med alla frivilliga i förväg för att se till att de vet hur man klär sig, vad man ska göra, vart ska vara när osv.
Anländer vid evenemangets plats mycket tidigare på dagen för att dekorera och ställa in utrymmet. Om du lämnar för att förbereda dig, återvänd med gott om tid för att träffa speciella gäster, kändisar och underhållning och rikta dem till var de ska sitta, arbeta eller vänta backstage. Om du har ett liveband, kommer de att dyka upp tidigt för att ställa in och göra ljudkontroller. Övervaka att slutliga detaljerna kommer ihop och njut av evenemanget. Efteråt, se till att allt är rengjort och all personal eller nyckelpersonal betalas. Samla donationskuvert och ge till lämplig person som representerar organisationen.
