Nästan alla företag som bedriver varor eller tjänster kommer vid något tillfälle att svara på en begäran om förslag eller RFP. Det största misstaget att skriva ett förslag är att närma sig det som en fyllig uppgift. Ett projektförslag är mer en funktion för marknadsavdelningen än för den tekniska eller ledande personalen som faktiskt kommer att vara engagerad i uppgiften efter det att förslaget har godkänts, eftersom syftet med förslaget är att övertyga en partner att anställa ditt företag ovan de potentiellt dussintals andra som också lägger fram förslag med förmodligen lägre kostnader än du.
Due Diligence
Den inledande RFP kommer att innehålla många detaljer och frågor, och eventuellt lite bakgrund på företaget som gör begäran. Om RFP är korrekt, bör det ge dig tillräckligt med information för att skapa ett adekvat svar; dock, tillräcklig kommer inte vinna budet. Ett generellt svar som inte gör något annat än att svara på frågorna är inte tillräckligt - du måste gräva djupare för att svara på frågorna som inte frågade. Ta dig tid att förstå mer om företaget och göra lite forskning. Om beställaren är tillgänglig, fråga honom meningsfulla frågor, och be om förtydligande om det är motiverat. Det hjälper inte bara dig att bättre förstå uppgiften, men också att komma med ett prissättning som tydligare motsvarar kundens behov.
Vet vad kunden verkligen behöver
Ofta känner kunderna inte riktigt exakt vad de behöver, och deras sanna smärta punkter kanske inte återspeglas i RFP. Ta tid innan du svarar på förstå kundens kärnverksamhet, de främsta utmaningarna hos sina konkurrenter, och vem som företagets andra leverantörer och partners kan vara. Fråga dig själv vad drivkraften bakom begäran kan vara - om du kan lösa ett problem istället för att bara tillhandahålla en utrustning, kommer du att flytta till huvudet på linjen. Förutse vad kunden vill ha idag och vad han sannolikt vill ha nästa år och planera olika scenarier innan du skriver ditt förslag.
Sälj dig själv och ditt företag
De flesta ansökningsförfrågningar söker inte bara den billigaste leverantören - kunder vill ha någon som förstår deras smärta och kommer att lösa alla sina problem. Ditt jobb är att övertyga dem om att du är den personen. När du skriver förslaget, sluta inte bara med att göra en lista. Varje punkt eller leverans bör innehålla åtminstone lite språk om hur du löser deras problem, eller hur du är bäst och mest unikt positionerad för att hjälpa dem.
En bra försäljningsmetod när man gör ett förslag är att erbjuda alternativ. Om du har tagit dig tid att verkligen förstå kundens behov kan du erbjuda en rad lösningar - vanligtvis tre är bäst, eftersom människor har en naturlig tendens att välja den mellersta. Detta gör att klienten vet att du är flexibel och kan också hantera behov som kan gå utöver de som begärs i RFP.
Förslagskomponenter
Inte alla förslag är desamma, men om du skriver många av dem kommer du att upptäcka att det blir möjligt att återanvända mycket av samma språk. Generellt sett bör ett förslag börja med a personligt brev, och fortsätt sedan med a sammanfattning av projektet för att säkerställa att du och kunden är på samma sida. Inkludera en sektion på övergripande strategi liksom ett avsnitt om individuell taktik och leveranser, och inkludera sedan en sektion för totala kostnader fördelade på leveranser.
Klienten kan ha angivit ett leveransdatum, men det är alltid en bra idé att bryta ner det i en mer detaljerad tidslinje om det finns flera leveranser. Förslaget bör också omfatta specifika betalningsvillkor och a signatur sida. Ett stycke eller två i slutet för en om oss boilerplate ger också klienten lite mer information om ditt utbud av tjänster och bakgrund.
