Skriva affärskort kan vara svårt. Du sätter dig ner för att slänga en snabb bokstav och bom Du stumpas direkt i hälsningen. Att skriva till en person har tillräckligt med problem om du inte känner till personens namn eller kön. När du lägger till några personer multiplicerar frågorna. Hur många personer skriver du till? Två, tre eller en folkmassa? Känner du dem vid namn? Är de dina nära kompisar, eller skickar bekanta? Lyckligtvis finns det regler och riktlinjer för alla dessa situationer.
Skriva till två eller tre
Om du skriver till två eller tre är det ett enkelt svar: Skriv bara ut deras namn. Om du känner dem väl och är på förnamn, kan du använda deras förnamn, till exempel "Kära Will, Kiersten och Pat."
Om du inte känner dem väl, eller är du osäker på om förnamn skulle vara lämpliga, använd mer formalitet: "Kära Herr Sothers, Ms Thompson och Ms Crump." Generellt kommer du inte att bli klandrad för att vara för formell, men ögonbrynen kommer att stiga om du är för informell.
Skriva till en grupp
När du skriver till mer än tre personer ser ut stavning ut namn besvärligt. Folk tenderar att känna att de bara är en av en lång lista. Bättre att använda en gruppbeteckning som "Kära Team" eller "Kära kollegor". Det är roligt hur stavning ut en grupps namn kan få dem att känna sig som en av en folkmassa, men "Kära Team" får dem att känna att de tillhör gruppen; de är en del av laget. "Kära kollegor", säger att du anser att de är värda att vara kollegor, lika och värderade deltagare.
Använd dock inte "Kära kollegor" när du skriver till personer som är senior för dig. Tekniskt är de dina överordnade, inte dina kollegor. Men om de är på laget, då skulle "Kära Team" fungera bra.
Hur man heter namn
Skriv till personer med namn om det är möjligt. Till exempel, om flera personer har skrivit till dig om ett ämne och du vill skriva tillbaka, försök att hitta och använda deras namn. Om du ansöker om ett jobb, eller om du befinner dig i en annan situation där du vill imponera på någon, visar du att dina namn visar att du skulle göra extra ansträngningar i ditt jobb också, om du anställs. Känner du någon hos företaget som kan ta reda på namnen på personalpersonal som är involverade?
En annan idé är att gå på organisationens hemsida och se om avdelnings direktör eller chef är listad. Om det är det enda namnet du ser kan du adressera brevet som: "Kära herr Burns and Colleagues" eller "Kära Mr. Burns och medlemmar i urvalskommittén." Om du inte hittar specifika namn kommer det att bli bra att skriva "Kära medlemmar i urvalskommittén". Medan du kunde skriva, "Kära urvalskommitté", lägger du till "medlemmar av", ger det en speciell touch. "Medlemmar" erkänner att du ser dem som individer, inte bara som en stor anonym kommitté.
Att komma runt kön
Med namn som John, Maryann, Wayne och Daisy är det lätt att berätta för sitt kön. Andra namn kan hålla dig gissa, som Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew och Alex. Ibland ger deras stavning dem borta. Adrian är till exempel vanligtvis en man, medan Adrienne är en kvinna. Men namnen trotsar vanliga stavningsregler, så om du inte vet, antar du inte.
Om någon du känner kanske känner personen i fråga kan du få reda på det. Kontrollera även webbplatsen för att se om personen är skriven om och kallas han eller hon. En allmän internetsökning för namnet kan ge svar också. Om allt som inte svarar på könsfrågan är det acceptabelt att skriva "Kära Chris Trainor."
Till vem eller inte
Medan "den som kan vara orolig" låter styv och väldigt formell, är det fortfarande en accepterad hälsning som du kan använda när du inte har någon aning till vem du skriver.
Å andra sidan är "Kära herrar" föråldrade. Det är en grammatisk fälla som är en övernattning från de dagar då företagen var en mans domän. "Kära herrar" är olämpligt idag när ditt brev mycket väl kan tas emot av en kvinna. "Kära herrar eller fruar" erkänner åtminstone att en kvinna kan vara en mottagare, men det låter fortfarande gammaldags. Först och främst är ingen adresserad som herr eller fru längre, förutom kanske av deras butler eller chaufför. Om du inte har namn och inte har någon aning om sitt kön, prova något annat, till exempel "Greetings" eller "Hello." Dessa låter vänliga och är genus lämpliga.
Manners Matter i Email, Too
I alla utom de mest formella fallen är det acceptabelt att skicka ett brev i stället för att skicka brevet. Många jobbannonser föreslår ett svar på e-post. E-post är en mer avslappnad form av kommunikation, men som i ett brevbrev gäller reglerna för grammatik och etikett fortfarande. Fel och felstavningar kommer att märkas och du kommer att dömas av dem.
Samma riktlinjer gäller när du skriver till två eller tre personer eller en grupp. När du skickar ett e-postmeddelande är det dock viktigt att sätta e-postadresserna i "bcc" -fältet istället för fältet "Till". Många vill inte att deras e-postadresser ska bli offentliga kunskaper, särskilt när det är så enkelt att vidarebefordra ett email med allas kontaktinformation i vanlig syn. "bcc", som står för "blind kol kopi", betyder att du kan se adressen men de andra mottagarna kan inte.
