Politik och rutiner, när de skrivs, ger chefer och anställda riktlinjer för rättvis, enhetlig, logisk och juridisk behandling av alla i en organisation eller ett företag. Politiken anger reglerna och förfarandena anger hur politiken ska genomföras.
Varför Policies och förfaranden behövs
Politik och rutiner utgör grunden för konsekvent beteende, oavsett status eller längd för de anställda som genomför dem. De ger möjlighet till snabbare svar på frågor eller oro om "vad man ska göra." Eftersom de ger en relativ enhetlighet, möjliggör de större ansvarsskyldighet. Politik och rutiner bidrar också till att åtgärderna är lagliga och aktuella.
Femstegsplan för att skapa dem
Steg 1 kräver en studie av tidigare eller nuvarande policyer och förfaranden. Det är klokt att titta på vad andra gör i det här området för att se vad som kan saknas, särskilt om din organisation eller företag skiljer sig på ett väsentligt sätt. De som ska ansvara för övervakning av policyer och förfaranden och de personer som påverkas av dem bör intervjuas.
I det andra steget, beväpnad med de senaste uppgifterna, måste den nya eller reviderade politiken och rutinerna formuleras och distribueras. Steg tre är genomförandefasen. Om personalutbildning krävs är det dags att genomföra det. Med tiden försöker steg fyra att utvärdera vad som har implementerats så att förändringar, om det behövs, kan göras.
Det slutgiltiga steget, baserat på löpande utvärderingar av policyer och rutiner, och förändringar i miljön, består av uppdatering så processen fortsätter att vara aktuell. Nya statliga eller federala lagar kan godkännas eller nya bestämmelser utfärdas.
Personalpolitik och förfaranden
Personalavdelningen står högt på listan för genomförd genomförande. Rekrytering, anställning och avfyring, personalprestation, tid och närvaro och semester är bara några av de viktiga områden som måste täckas. Ingår kommer säkert att vara sexuella trakasserier, konsulter och främmande förmåner.
Andra områden som kan kräva policyer och förfaranden
Lön, redovisning och finansiella avdelningar kräver policy och rutiner. Lager, leverans och inköp; datorer, intranät och internet; kundservice, produktsäkerhet och återkallelse; säkerhet, katastrofåterhämtning och försäljning och marknadsföring är säkert ytterligare områden som behöver politik och rutiner.
Hitta exempel
Många kommersiella och ideella företag på Internet erbjuder dig mallar som har lämpligt språk på många områden. I stället för att återuppfinna hjulet, använder du någonting som redan skrivits som grund för dina policyer och förfaranden. Detta sparar tid, ökar sannolikheten för att viktiga områden kommer att ingå och hjälper till att säkerställa att lagkraven är uppfyllda.
Om du kan få policyer och rutiner för organisationer eller företag som är verksamma inom samma företag som din, skulle det vara till hjälp.
Ingen källa ska anses vara helt relevant eller tillförlitlig. Ju fler exempel du kan hitta, desto bättre kommer dina policyer och rutiner att vara.
