Elektroniska kontroller eller e-kontroller är bland de snabbast växande formerna för betalningsmetoder. Enligt den elektroniska betalningsföreningen (NACHA), en ideell organisation som övervakar nätverket för automatiserad clearinghus (ACH), ökade "ARC-kontrollomvandlingsvolymen med mer än 600 miljoner betalningar till 3,5 miljarder och svarade för 33 procent av finansinstitutens ACH-transaktion tillväxt 2007 "(se Referenser 1). Kontrollomvandlingen är enkel, säker och effektiv, och möjliggör snabbare bearbetning, färre returnerade kontroller och tidigare bedrägeribeskydd.
Föremål du behöver
-
Kontrollera behandlingstjänsten
-
Kontrollera skannern och programvaran (för försäljningsstället)
Back Office Konvertering
Back Office-konvertering gör det möjligt för ett företag att acceptera en papperscheck för betalning och konvertera den elektroniskt på en central plats. Vid denna tidpunkt i processen är den enda skillnaden att kunderna måste få anmälan, deras kontroller kommer att konverteras och måste ges möjlighet att välja bort. Om en kund väljer att välja bort, är du inte skyldig att acceptera hans check.
Transaktionen sker via en engångsavgift för automatiserad clearinghus (ACH). Med hjälp av betalningsinformation från kontrollen skapar din kontrollbehandlingstjänst en ACH-fil och överför den till kundens bank via ACH-nätverket. Kundens konto mottar en debitering för beloppet och du får en kredit.
Efter att ha skickat betalningsinformation till kontrolltjänsten skulle du göra och behålla en kopia av kontrollen och förstöra originalet.
När transaktionen är klar kommer du genast se transaktionen som anges i ditt bankkonto som en vanlig insättning.
Peka på inköpskonvertering
Konverteringspunkten sker på företagets plats. Kunden skriver en check och tar tillbaka kontrollen när processen är klar. Även om du inte behåller kontrollen, skriver kunden, antingen elektroniskt eller på papper, ett kvitto som tar ansvar för kontrollen.
Eftersom kontrollen går igenom en skanner överförs information från kundens kontroll till kontrollbehandlingsservicen. Den erhållna betalningsinformationen möjliggör skapandet av en ACH-fil. Kontrolltjänsten överför filen till kundens bank via ACH-nätverket, där kundens konto mottar en debitering för beloppet och du får en kredit.
När transaktionen är klar visas transaktionen som anges i ditt bankkonto som en vanlig insättning. Omräknade kontroller kommer normalt att rensa kundens bank inom en dag efter mottagandet.
tips
-
Gör dina läxor innan du väljer en kontrollbehandlingstjänst. Avgifter och tjänster varierar mycket och förtjänar noggrann övervägning. Överföring av medel elektroniskt kräver hög säkerhetsnivå. Se till att det elektroniska kontrollbehandlingssystemet du använder har väletablerade säkerhets- och krypteringsverktyg på plats.
Varning
Förbundsrätten krävde att du meddelar kunder om du tänker använda e-kontroller. Anmälan kan inträffa genom att inkludera tillkännagivandet i ett faktureringsutlåtande eller genom att lägga in meddelandet på ett tydligt ställe, vanligtvis nära ett kassaregister. Du måste också ge kunderna en kopia av meddelandet för personliga uppgifter. Back office konverteringar kräver att du behåller en kopia av checken för en period av två år.
