Mileage-ersättning i Kalifornien styrs av både arbetskoden, avsnitt 2802 och California Code of Regulations, avdelning 8, avsnitt 13700-13702. Om en Kalifornien-arbetsgivare kräver en anställd att köra på officiell företagsaffär, måste den antingen ge arbetstagaren ett fordon, för vilket alla kostnader är täckta eller ersätta arbetstagaren för körkostnaden. Kalifornien lag ger viss flexibilitet till arbetsgivare för att bestämma exakt hur man ska ersätta anställda för körsträcka och körrelaterade utgifter.
Grundkundsbelopp
Enligt Kaliforniens lag definieras körsträckaåterbetalning som det belopp som utbetalas till anställda för alla "nödvändiga kostnader som uppstår vid drift av fordon som tillhandahålls av arbetstagaren för arbete". Återbetalning av kilometer är inte begränsad till gaskostnader, men måste kompensera arbetstagaren för ytterligare faktorer som avskrivning på fordons-, reparations- och försäkringsutgifter. Arbetstagarens regelbundna pendling är inte ersättningsbar, om inte arbetsgivaren ställer restriktioner för arbetstagaren under pendlingen, kräver arbetstagaren att han är tillgänglig för arbete eller leder honom att utföra arbete på resan. Kalifornien lag kräver att en arbetsgivare upprätthåller dagliga register över återbetalningsbar körsträcka och uppmanar också att ersättningsbetalningar måste göras senast i slutet av månaden efter den månad då körningen inträffade eller när arbetstagaren lämnade in fordran. I Gattuso v. Harte-Hanks Shoppers, Inc (2007) fann domstolen att det finns tre godtagbara sätt att en Kalifornien-arbetsgivare kan ersätta körsträckautgifterna - metoden "reella kostnader", "körsträcka" -metoden och "klumpsumman" "metod.
Metoden för faktiska kostnader
I den faktiska kostnadsmetoden måste anställda lämna in detaljerade kostnadsuppgifter till arbetsgivaren. Dessa poster skulle innefatta de faktiska utgifterna för var och en av de ersättningsbara komponenterna för att driva ett fordon och skulle behöva inkludera proraterade kostnader som däck, olja, försäkringar och avskrivningar. Arbetstagaren skulle behöva beräkna den del av den totala körtiden som var arbetsrelaterad och använd den procentsatsen för att beräkna de fördröjda beloppen. Arbetstagaren skulle också tillhandahålla gaskostnader. Medan denna metod förmodligen är den mest exakta, krävs det detaljerad rapportering av arbetstagaren och tidskrävande faktokontroll av arbetsgivaren.
"Återköpsmetoden"
För att minska rapporteringsbördan något, men ändå tillhandahålla rättvis ersättning till anställda, kan arbetsgivarna använda återbetalningsmetoden för körsträcka. Denna metod ger en månatlig ersättning för utgifter baserade på den interna intäkterstjänsten som återbetalningsprocenten, som Kalifornien Department of Labor Standards Enforcement har åberopat, är en rimlig ersättning för alla kostnader som uppstår vid körning. Om anställda eller arbetsgivare inte håller med om att kursen är acceptabel kan betalningen skilja sig från IRS-räntan - men det är på den klagande parten som bör bevisa varför det borde vara fallet. Under körsträckans återbetalningsmetod måste uppgifter om varje körd körning och det datum som körningen ägde rum fortfarande vara kvar.
"Lump Sum" Metod
"Återbetalningsmetoden" tillåter en arbetsgivare att kompensera anställda för körkostnader genom att öka deras totala ersättning. Detta kan vara en specifik betalning - ofta kallad "auto-ersättning" - eller en ökning till baskompensationen. Om arbetsgivaren ökar basen eller provisionen är det arbetsgivarens ansvar att identifiera det ersättningsbelopp som är avsett att ersätta arbetstagaren för fordonsutgifter. Fastighetsbeloppet kan vara lämpligt där anställda ofta gör samma resor för arbetsrelaterade skäl.
