Du kanske har en bra idé för ett värdigt projekt, men det kan inte gå någonstans om den rapport du har förberett för att stödja din tonhöjd är oläst. En sammanfattning sammanfattar rapporten i en kortfattad översikt, vilket ger den viktigaste informationen i framkant - bokstavligen. Det är ett separat dokument som följer med din rapport, placerad precis fram.
Vinn över publiken direkt vid början
Det övergripande målet med en sammanfattning är att det kommer att vinna över din publik innan läsaren till och med kommer till din rapport eller om han inte vill läsa hela saken. Det får inte överstiga 10 procent av längden på din rapport, och inte mer än 10 sidor. Du vill att din läsare ska kunna komma igenom den utan att investera mycket tid som han kanske inte har till sitt förfogande. Gör ditt skrivande så tvingande som möjligt, eftersom det här kan vara din enda chans att ange ditt ärende om din publik inte läser vidare till detaljerna i din rapport. Dina varje mening har värde - var och en bör pikta på din läsares intresse.
Markera nyckelpunkterna
Skriv din rapport först. När du läser den över, notera den viktigaste informationen i varje avsnitt. Du vill ägna en liten del av din sammanfattning till var och en av de sektioner som redan finns i din rapport. Sektionerna ska visas i samma ordning så att din läsare lätt kan hitta mer djupgående information om han är intresserad. Tilldela en punkt eller några meningar - högst ett stycke - till varje avsnitt och förklara vilken information du har valt för att markera. Undvik att upprepa samma påståenden som du gjorde i rapporten - lägg en ny spinn på informationen.
Tänk på din affärsidé
Beroende på ditt projekt kommer avsnitten av din rapport - och i tillägg, din sammanfattning - att skilja sig från. Du vill börja med en introduktion och avsluta med en slutsats, som båda ska fungera som bokade försäljningsställen. Men köttet i din rapport och sammanfattning kommer att vara tillägnad ditt specifika projekt. Om du ber om finansiering för ett projekt, kommer din rapport till exempel att innehålla en rubrik med information om ditt företag och ett uppdragsbrev, som båda bör minskas till några rader i din sammanfattning. En annan del av rapporten kan vara tillägnad ett finansiellt uttalande. Använd din sammanfattning för att ge siffror i bottenfältet utan detaljer och ange vilken finansiering du behöver från din läsare.
Om ditt mål är att marknadsföra en ny produkt, ska din rapport innehålla en beskrivning av din marknadsundersökning och dina resultat, så ägna en del av din sammanfattning för att trimma denna information ner till hanterbar läsbarhet också.
Främja en policyidé
Om ditt projekt innebär att du gör policyändringar kan din rapport innehålla en förklaring till problemet, dina förslag, forskning som hjälpte dig att komma fram till dina förslag och överväganden för genomförandet.Du behöver inte inkludera en sektion som belyser din ekonomi, men det borde ändå ta upp kostnader om din förändring kommer att innebära någon kostnad för företaget eller institutionen. Ange ditt projicerade dollarbelopp i sammanfattningen och ägna en mening eller två för att förklara varför det är så viktigt att företaget gör utgifterna. Du kan också göra förslag på varifrån finansieringen kan komma ifrån.
