Manuell redovisning innebär att man använder pappersböcker och tidskrifter för att spela in finansiella transaktioner. Dessa verktyg är från en svunnen tid. Revisorer - som ofta bär gröna visorer och svarta armband - skulle använda manuell redovisning för att hålla finansiell poäng för sina företag. Företag idag kan fortfarande använda manuell redovisning av vissa processer. Nackdelar kan dock försvaga manuell bokföringsverksamhet.
Tidskrävande
Redovisningsförfaranden som använder pappersjournal och stora bokstäver eller liknande verktyg kräver omfattande tid för att slutföra uppgifter. Revisorer måste lokalisera konton och tidskrifter i systemet innan de registrerar inmatningar. Det är också svårt att kontrollera kontosaldon och granska informationen. Revisorer kan också behöva rifla genom flera dokument för att lokalisera information som begärs av chefer. Kopiering av denna information kan också vara svår.
Med förbehåll för fel
Fel kan vara ganska frekventa i manuella bokföringsprocesser. Vanliga fel går in i informationen i felaktiga konton, transponerar siffror eller registrerar information bakåt. Även om dessa fel också finns i moderna bokföringssystem, har manuella system inga interna kontroller och saldon. Revisorer som söker efter fel kommer ofta att spendera flera timmar för att hitta och korrigera poster. Flera revisorer som arbetar i flera manuella bokföringsordningar kan förvärra dessa problem.
Brist på säkerhet
Bristande säkerhet är en annan vanlig nackdel för manuell redovisning. Företagen kan inte hindra anställda från att granska känsliga uppgifter i pappersformat och tidskrifter. Filer som kopieras och lagras på en dator kan också vara mindre säkra. Detta kan tillåta anställda att missbruka finansiell information genom bedrägeri eller förskingring. Olyckliga medarbetare kan också skada informationen irreparabelt och förstöra viktiga finansiella poster.
Få kopior tillgängliga
Stora organisationer finner ofta svårt manuell redovisning på grund av bristen på flera ledgers och tidskrifter. De flesta företag har en tidskrift för leverantörsskulder, kundfordringar, löneavgifter, anläggningstillgångar och så vidare. Det innebär att endast en revisor kan arbeta på en tidskrift vid vilken tidpunkt som helst. Att skilja ut dessa ledgers i subledgers kan leda till mindre säkerhet och möjligheten att duplicera information i redovisningssystemet.
