Framgångsrika receptionister kan enkelt hantera flera uppgifter samtidigt som de ger ett positivt första intryck av sina företag till gäster, besökare och potentiella medarbetare. Oavsett om du arbetar i ett litet professionellt serviceföretag eller ett stort multinationellt företag kan rätt organisatoriska färdigheter vara nyckeln till att upprätthålla en effektiv reception. De bästa receptionistorganisationens idéer förenklar rutinuppgifter och gör gästfriheten effektivare.
Snabbguide
Skapa snabba referensguider för rutininformation, t.ex. ofta kallade nummer, kontonummer och telefonförlängningslistor. Laminera dessa guider så att de är lätta att hantera och referera snabbt. Placera dessa guider i en organiserad fil när den inte används aktivt. Överväg att ha extra kopior av dessa guider att tillhandahålla på begäran. Dessa guider kommer att göra dig effektivare och kan hjälpa till att påskynda rutinuppgifter som överföring av samtal.
Viktiga möten
Gör en lista över förväntade besökare för dagen efter avtalsperioden. Ange personens namn och vem du ska meddela vid ankomsten. Denna lista låter dig anpassa dina välkomna uttalanden till besökare. Till exempel när en gäst anländer kan man säga, "Välkommen, Herr Smith. Fru Epps är upphetsad över ditt möte." Denna typ av hälsning gör att en gäst känner sig mer välkommen och kan hjälpa till att förbättra resultatet av sitt möte. Detta anpassade välkomnande är särskilt användbart för intervjuer från anställda. Om en potentiell medarbetare känner sig välkommen kommer hon att vara mer tillfreds med sin intervju och få en mer gynnsam syn på arbetet för företaget.
Break Rotation Schedule
Se till att du har korrekt säkerhetskopiering för att täcka dina uppgifter när du är paus eller har sjukdagar. Gör "cheat sheets" som beskriver grundläggande uppgifter och funktioner som kan ges till alla som fyller i för dig. Överväg att skapa ett formellt schema som roterar täckningsuppgifter bland olika avdelningar i ditt företag. Detta rotationssystem ger dig mer kontakt med flera delar av verksamheten, vilket gör det enklare för dig att ställa frågor i framtiden.
Företagskrapböcker
Skapa en företagscrapbook som lyfter fram positiva nyheter och företagsaktiviteter. Utarbeta dessa böcker när du har stillestånd och placera dem i ditt väntområde för besökare att granska. Dessa böcker ger ett konstruktivt sätt för besökare att skicka tiden medan de väntar på sitt möte och kan hjälpa dem att bli mer bekant med ditt företag samtidigt. Genom att hålla dina gäster upptagna kommer du att kunna hålla dig uppmärksam på andra uppdrag och telefonsamtal, vilket ökar din organisationseffektivitet.
förfriskningar
Håll förfriskningar inom räckhåll i receptionen. Installera ett litet kylskåp för att lagra kalla drycker under ditt skrivbord eller i väntområdet. Ha en kaffebryggare med en kopp inom räckhåll, tillsammans med vanliga kaffeprodukter som socker och grädde. Placera en bricka med bakverk på din reception eller en skål med hårda godis. Genom att ha dessa förfriskningar nära, kan du ge varm mottagning till företagets gäst utan att behöva lämna receptionen.
