Att veta när man skriver ett formellt företagsbrev jämfört med ett företags e-postmeddelande kan lätt komma till personer som är bekväma med att skicka meddelanden i olika format. Det finns emellertid flera faktorer att tänka på när man väljer mediet. Faktorer som expedience, formalitet, konfidentialitet och till och med adressatens rang eller status bör beaktas när du fattar ett beslut att skriva.
Primär skillnad
Det första som skiljer ett företagsbrev från ett företags e-postmeddelande är att ett brev generellt anses vara en kopia, och affärs-e-postmeddelandet är en mjuk kopia - ett elektroniskt meddelande. När du har skrivit ett företagsbrev skriver du ut det, förseglar det i ett kuvert, ansluter porto och använder en tjänst som US Postal Service eller ett leveransföretag över natten för att skicka brevet till mottagaren. En företags e-post, däremot, är också sammansatt vanligtvis med hjälp av en dator eller elektroniska medel, men den skickas elektroniskt till mottagaren om några sekunder.
Leveranstid
Senast ett affärsbrev kommer i allmänhet att komma fram dagen efter att du skickat det via snigelpost eller en leveransservice som FedEx. Om du behöver brevet för att komma fram tidigare kan du hyra en kurir för leverans på samma dag. Du kommer att få en kostnad med antingen ett alternativ - antingen en frimärke eller en leveransavgift. Om du vill att ett brådskande meddelande ska komma omedelbart är ditt bästa alternativ att skicka ett företags email. En brandvägg är bara ett litet hinder som kan fördröja leverans, men även då är förseningen praktiskt taget obekväm.
Innehållet i Business Communication
Om du skriver en formell kommunikation, är det troligt att du vill förmedla ditt meddelande i en affärsbrev. Om du till exempel skriver om en avtalsfråga är det klokt att få en kopia av din korrespondens. Nackdelen med detta är att papper kan gå vilse, och ett företags email kan förblir i en elektronisk mapp för alltid. Ett företags e-postmeddelande kan förmedla samma meddelande, men om det är en allvarlig sak, är e-postadress ofta sett som mindre formell än ett företagsbrev. Om din kommunikation kräver en bläcksignatur, kan du självklart inte skriva in ett företags email i bläck. Du kan dock anbringa en elektronisk eller digital signatur till ett e-postmeddelande.
Brev kontra e-postformat
Enligt Northern Michigan University Writing Center är det vanliga formatet för företagsbokstäver blockformat. Varje del av brevet spolas med vänster marginal i den traditionella blockstilen. Ett modifierat block placerar den avslutande hälsningen och signaturen längst ned i mitten av brevet. halvbladsformat betyder att styckena är indragna. Om du skriver ett företags e-postmeddelande är det enkelt att replikera det traditionella blockformatet genom att skriva in din hälsning, kropp och avslutningsledning med vänstermarginalen, eftersom om du klickar över för punktindelningar och avslutande salutationer kan formatet se ut som odd, beroende på på storleken på bildskärmen eller skärmen från vilken mottagaren läser kommunikationen.
Underhålla konfidentialitet
Du kan använda ett vattenstämpel i en kopia av brev för att ange "Konfidentiell", eller du kan markera företagets e-postadress Konfidentiell genom att klicka på ett av alternativen som ditt e-postprogram tillhandahåller. Varken ett företagsbrev eller företags e-post kan garantera absolut sekretess eftersom mottagaren kan kopiera brevet eller helt enkelt vidarebefordra e-postmeddelandet till någon som inte var föremål för den första kommunikationen. I båda fallen måste du förlita dig på mottagarens integritet för att behålla sekretessen för din korrespondens.
Status kan göra skillnad
En handledare som skriver till en direktrapport brukar använda e-post för att kommunicera ett informellt meddelande, till exempel anmälan om att hon kommer att vara utanför kontoret. Hon behöver inte ge personalen en formell skrivelse för sådan rutinmässig korrespondens. Å andra sidan, om hon kommunicerar ett policydirektiv eller utfärdar en commendation eller disciplinära åtgärder, kan en kopia vara det föredragna formatet, och det är om företaget upprätthåller pappersrekord. När det gäller papperslösa kontor är en företags e-post den nödvändiga kommunikationsformen, oavsett ämnet. Om en direktrapport skriver till sin handledare om att anlita sin uppsägning öppnar en handlevererad affärsdörr dörren för en kort konversation (om så önskas) om orsakerna till att hon avgår eftersom brevet inte innehåller sådana uppgifter.
