Typiskt används i den offentliga sektorn, briefing papper är korta dokument som innehåller sammanfattningar av ett visst problem och den föreslagna handlingsplanen för att följa med det. I en affärsmiljö kan en informationsdokument användas av en verkställande assistent för att informera verkställande direktören om ett problem som kommer att diskuteras vid nästa styrelsemöte, till exempel. I det här fallet kan verkställande direktören vilja veta bakgrunden och sammanhanget i frågan och eventuella nästa steg så att hon kan diskutera detaljerna med styrelseledamöterna. Om du vill skriva ett brev till någon i ditt företag, var noga med att hålla den exakt och kortfattad.
Format av ett Briefing Paper
Som namnet antyder, menas briefing papper vara kort. Generellt måste du hålla papperet under två sidor, så det är lätt att läsa och absorbera. Syftet med ett informationsformulär är att informera mottagaren om en komplex fråga, ge kontexten på en hög nivå och inkludera rekommendationer för vad man ska göra nästa. Detta hjälper honom att vara medveten om höjdpunkterna för att fatta nödvändiga beslut eller slutföra eventuella relaterade uppgifter. Briefing papper skrivs i klart, vanligt språk och innehåller ofta punktpunkter i stället för täta stycken så att de är lätta att skanna.
Början av Briefing-dokumentet
Inkludera namnet på vem du skriver in briefingsdokumentet för, det aktuella datumet och ämnet för informationsmeddelandet längst upp. Många briefing noter börjar med en "Purpose" avsnitt, som används för att identifiera orsaken till noten. Detta hjälper till att varna läsaren om varför denna information är viktig för dem.
Syftet med detta dokument är att informera presidenten om detaljerna om polisolyckan i vårt kontor i Saint Louis den 3 september. Eftersom händelsen har blivit nationell nyhet, kan presidenten få frågor från mediamedlemmar.
Alternativt börjar några briefing-noteringar med en avsnitt "Problem", där du kan inkludera eventuella problem som måste lösas.
Briefingpapperets huvuddel
Innehållet i informationsformuläret bör innehålla en avsnitt om "Viktiga överväganden", där du kan ange sammanhanget eller bakgrunden till problemet och all relevant information som läsaren ska vara medveten om.
Saker att tänka på: Gärningsmannen är inte, och har aldrig varit, en anställd i detta företag. Han agerade ensam, utan hjälp från någon i vår anläggning. Medan anställda öppnade säkra dörrar gjorde de det under tvång och enligt säkerhetsförfaranden. Tre anställda kommer att vara inredda av polisavdelningen i Saint Louis för deras modighet för att underlätta förövaren.
Därefter skissera den föreslagna handlingsplanen i avsnittet "Nästa steg". Här kan du inkludera möjliga resultat och scenarier baserat på tillgängliga lösningar.
Hjälp med att ge ett svar
Vissa briefingspapper innehåller också "Speaking Notes". Här kan du inkludera specifika punkter som läsaren ska adressera om de ger ett tal eller håller ett möte relaterat till ämnet till hands. I stället för att skriva ut ett tal som de borde läsa är det bättre att ta med korta punkter med de ämnen de bör nämna. Detta hjälper dem att förklara saken i sina egna ord.
I slutet av ditt informationsbrev, ta med din kontaktinformation så att läsaren lätt kan nå dig om de har några frågor.
