Vad är en inköpsorder?
En inköpsorder är ett sätt för företag och företag att beställa varor och tjänster. Ibland kallas en inköpsorder som en inköpsrekvisition, eller helt enkelt en P.O. Inköpsordern är ett skriftligt dokument mellan köparen och säljaren som specificerar artiklar, tjänster och annan nödvändig information om de varor och tjänster som köparen avser att köpa från säljaren.
Vem utfärdar en inköpsorder?
Köp beställningar initieras av köparen och är typiskt på unikt nummererade, förtryckta formulär. Beroende på företagets storlek kan en person vara ansvarig för att initiera inköpsorder, till exempel inköpsagent. Eller flera personer inom inköpsavdelningen kan dela uppgiften att beställa varor och tjänster.
Vilken information finns i en beställning?
Informationen som lämnas i en inköpsorder kan skilja sig åt mellan företag beroende på vilken typ av varor eller tjänster som krävs. De flesta inköpsorder innehåller emellertid detaljer om de varor och / eller tjänster som beställs. Denna information kan vara så detaljerad som önskad av köparen. Det viktigaste föremålet för en inköpsorder är det unika numret på inköpsordern. Detta nummer kommer att användas för att spåra inköp, utestående beställningar, mottagna leveranser och leverantörsskulder. Några av de övriga detaljerna som ingår i en inköpsorder är: beskrivning av delar eller arbete, delnummer, inköpt kvantitet, enhetskostnad, total kostnad, betalningsvillkor, leveransmetoder, leveransdatum, fraktvillkor, leverans till adresser, rabatter som erbjuds och kan innehålla kontaktinformation om en fråga uppstår om ordern.
Vad händer när en beställning mottas?
Dagens teknik tillåter inköpsorder att skickas via posttjänsten, email, fax och telefon. När en distributör av varor eller tjänster erhåller en beställningsorder tas nödvändiga åtgärder för att fylla beställningen. När beställningen skickas ingår i allmänhet en förpackningsform med sändningen, hänvisar till inköpsordern så att varan kan tas emot, kan ordern märkas färdig. När beställningen har fyllts och skickats (eller utförts, om arbetet är inblandat) skickas en faktura som begär betalning från säljaren till köparen. Fakturan kommer också att referera till inköpsordernumret. Vid mottagandet av fakturan kan leverantörsskulder verifiera och hänvisa fakturan till inköpsordern. Det sista steget är betalning av fakturan av köparen för de mottagna varorna och tjänsterna.
