Oavsett om du är värd för ett företags reträtt, konvent eller annan speciell händelse kan gästtalare erbjuda din publik nya perspektiv och nytta av expertis. En checklista kan hjälpa till att ordna arrangemangen så att allt går smidigt. För organisationens skull dela checklistan i områden: resor, ekonomi, teknik, adress och högtalarbehov. Värd och talare kan skapa checklistor i dessa kategorier för att säkerställa att händelsen inte har några komplikationer.
Researrangemang
Gästhögtalare, oavsett om de betalas eller frivilliga, måste vanligtvis resa till det talande engagemanget. Det kan innebära stora reseplaner, till exempel flygbiljett och hotell, eller en enkel bilresa. Det är upp till värdorganisationen att göra arrangemangen. Ta reda på var talaren kommer ifrån, vilken typ av transport hon behöver och hennes preferenser för ankomsttid och avgång.Få också högtalarens relevanta information, till exempel födelsedatum, vilket behövs för vissa bokningar. Därefter bör checklistan inkludera bokningsresan - boka ett hotell vid behov och arrangera för marktransporter som bil. Lägg till en anteckning för att bekräfta alla arrangemang flera dagar före engagemanget. Högtalarnas checklistor bör inkludera att ge värden informationen och bekräfta detaljerna också.
Finansiella arrangemang
Objekt på värdens checklista bör innehålla bekräftelse att betalningen gjordes till talaren. Ofta betalas högtalarna en del före evenemanget som en typ av hållare och en del efter att framgångsrikt slutföra engagemanget. Om så är fallet, gör två checklistaobjekt så att du inte glömmer. Högtalarens finansiella checklista ska innehålla att värdena innehåller alla relevanta uppgifter, t.ex. adress eller kontonummer för direktinsättning, samt bekräftar att betalningen har gjorts.
Tekniska behov
Många gästtalare använder teknik som en del av deras adress. Gästhögtalare ska göra en lista över allt de behöver - inklusive bärbara datorer, överheadprojektor och skärm, kablar, pekare, mikrofon och så vidare. Värddatorn bör begära denna information och lägga till praktiska saker, såsom strömkablar, bärbara bärbara datorer och en teknisk person till hands för att lösa eventuella problem.
Tal och material
Värdorganisationer bör klargöra vad de letar efter från talaren. Det kan innehålla ett specifikt ämne att adressera, eller mer praktiska detaljer, såsom adresslängd. Gör en lista över allt och skicka den till högtalaren. För högtalaren bör denna checklista innehålla efterbehandling och redigering av adressen. Högtalaren bör också se till att du skapar dubbla kopior av tal och stödmaterial, till exempel en PowerPoint. Värd och talare bör samarbeta i förväg för att avgöra om talaren kommer att tillhandahålla en förskott kopia av adressen, kanske för media eller för en teckenspråkig tolk.
Ta hand om talaren
Det här avsnittet i checklistan är för värden, inte högtalaren. Din talare ska behandlas som en VIP för evenemanget. Tilldela en person att fungera som en förbindelse och hanterare för högtalaren och ge talaren den tilldelade personens kontaktuppgifter. På händelsens dag, se till att handlaren vet var man ska hälsa högtalaren och ger nödvändiga uppdateringar till händelsen och viktiga detaljer. Handlaren bör också introducera talaren till viktiga personer i organisationen. Lägg till objekt i checklistan som garanterar högtalarens komfort under evenemanget, som vattenflaskor på podiet. Slutligen lägg till checklistaobjekt för att påminna dig om att tacka högtalaren efter händelsen - kanske med en handskriven anteckning eller blommarrangemang - och att slutföra eventuella betalningar.
