Att leda ett möte är inte alltid lätt. Människor är beryktad för att ogillar möten, hoppar över dem och inte uppmärksammar när de deltar. Om du måste leda ett möte, kommer genomförandet av flera förnuftsteg att säkerställa slutsatsen bland dina deltagare att ditt möte var värt och effektivt ledt.
Uppge mötet datum och tid i förväg så att deltagare kan hålla sina scheman klar. Skicka även en e-postpåminnelse dagen innan. Slutligen är ett meddelande om intercom 15 minuter innan användbart. Detta minimerar sannolikheten för att någon glömmer att delta.
Börja i tid. Detta visar respekt för de punktliga människorna. Bekräfta latecomers med en nod, om alls. Inget omnämnande måste göras av fördröjning under mötet.
Ordna din teknik i förväg och se till att allt är i funktionsduglig ordning. Ingenting är värre för deltagare än att se dig kämpa med din laptop länk i 15 minuter.
Ha en agenda, håll den så kort som möjligt och hålla fast vid den. Skicka agendan i förväg så att deltagare kan tänka på det. Vid mötet, om någon avbryter sig från dagordningen, säger: "Låt oss tänka på att sätta denna fråga på dagordningen för vårt nästa möte."
Se till att syftet med ditt möte är mycket tydligt. Dagordningen bör hjälpa till med detta, men du måste ytterligare klargöra. Se till att det förstås om ditt syfte är att lösa ett problem, diskutera alternativ eller utföra träning. Se till att alla vet exakt varför de är närvarande.
Kom ihåg att folk lär sig på olika sätt. Använd en mängd olika medier - visuella, auditiva, till och med fysiska aktiviteter - för att förmedla dina poäng.
Be om att folk skriver ner eventuella ytterligare idéer som de hade om ämnet och lämnar dem i en stack på väg ut i slutet av mötet. Senare ge varje deltagare en kopia av mötesminuten eller istället e-post.
tips
-
Om mötet ska vara längre än 30 minuter, överväga att lägga lite choklad på borden för deltagare.
Varning
Undvik att komma undan ämnet. Detta är en av de främsta anledningarna till att människor känner sig möten är slöseri med tid.
