Ett välskött arkiveringssystem möjliggör snabb tillgång till viktig information och sparar pengar genom att spara tid. Företag, skolor, myndigheter och till och med vardagliga människor använder arkivsystem för att hålla sina affärer organiserade. Välj mellan fyra olika typer av arkiveringssystem för ditt kontor. Varje har sina egna fördelar och nackdelar.
Alfabetiskt arkiveringssystem
I det alfabetiska arkiveringssystemet ordnar du poster enligt namn - antingen personens namn, företag eller ämne - i enlighet med bokstäverna i alfabetet. Använd detta arkiveringssystem med två olika metoder. Det aktuella alfabetiska arkiveringssystemet, även känt som ett ordbordssystem, skickar enskilda poster i alfabetisk ordning. Dessa arkiveringssystem fungerar bra vid lagring av ett litet antal poster, mindre än 5000 filer, enligt Ancom, ett filsystemföretag.
Detta system visar sig vara problematiskt när du har mycket kund eller kunder som delar samma namn. Använd ett geografiskt system - även kallat en encyklopedi eller klassificerat system - för att organisera större volymer av poster. I det här systemet grupperar du gruppunderlag i stora kategorier baserat på plats som en stad, län eller stat. Kategorin och filerna inom varje kategori är ordnade alfabetiskt.
Numeriskt arkiveringssystem
När du använder ett numeriskt arkiveringssystem, tilldela nummer till varje fil och ordna numren i sekventiell ordning. Filer för personer med samma namn kommer inte att ha dubbla rubriker som med det alfabetiska systemet. Detta system erbjuder också bättre fil konfidentiellitet eftersom inga namn visas på filerna och fungerar bra när du hanterar en stor mängd filer. Istället för att ange filer ett nummer, använd det kronologiska systemet som sätter filer i ordning enligt datum.
Terminal Digit Filing System
När du använder terminalciffrering, tilldela filer i sekventiell ordning, men filera dem enligt de två sista siffrorna. Ancom ger exemplen på att hitta en fil numrerad 17234. Först ska du gå till 34-sektionen av arkiveringssystemet, leta efter 72-området i det avsnittet och leta efter fil 1. Det här systemet fungerar bra när du håller mer än 10.000 filer.
Alfanumeriskt arkiveringssystem
Använd både bokstäver och siffror för att organisera filer i det alfanumeriska arkiveringssystemet. Använd till exempel två bokstäver för att ange det tillstånd kunden bor i, följt av ett nummer för att ange sitt kontonummer. Detta möjliggör enklare förkortning när du behöver dra ut en stor mängd filer från samma plats.
