Alla finansiella transaktioner för någon organisation läggs senast till huvudboken på ett eller annat sätt. När ett datorprogram används för redovisning postas de flesta finansiella uppgifterna till en delbokstavsliknande leverantörsskulder eller kundfordringar som automatiskt postar till huvudboken. Vissa poster måste emellertid läggas direkt till huvudboken. Transaktioner som ofta redovisas direkt i huvudboken är investeringar, räntekostnader, ackumulering av avskrivningar, justeringar som kommer att reverseras under nästa räkenskapsperiod och andra kontojusteringar som inte kan göras via en delbok. Vid inläggning till huvudboken måste extra försiktighet beaktas för att vara korrekt, eftersom korrigering av misstag med flera generaldirektörsposter gör det möjligt för rotiga bokföringsregister. Bortsett från det är dock inlägget i huvudboken inte komplicerat.
Samla alla dokument relaterade till de poster som du behöver posta till huvudboken. Dessa kan omfatta köpavtal, leasingavtal eller låneavtal, avskrivningsplaner och avskrivningsplaner.
Förbered ett kalkylblad på din dator eller på papper och specificera varje generaldirektör som måste läggas ut. Inkludera en fullständig beskrivning av huvudbokföringen, det exakta kontot som ska debiteras och beloppet och sedan motsvarande konto som ska krediteras och beloppet. Håll dina betalningsbelopp i en kolumn till vänster och krediter i en kolumn till höger.
Summa debeten och krediterna för alla dina huvudboksposter, och se till att din debit- och kredittotal är densamma. Om du har förberett ditt kalkylblad på din dator, skriv ut det som referens när du matar in data i din generaldirektormodul.
Gå till din huvudboksmodul i ditt bokföringsprogram på din dator. Verifiera att datumet för din huvudbok är inställd på den period då du vill lägga in dina poster. Detta är viktigt eftersom poster ofta läggs ut i huvudboken efter utgången av perioden har gått. Till exempel, medan den aktuella månaden faktiskt kan vara februari, kan du lägga in generaldirektörsposter för januari, så kontrollera i så fall att ditt generaldirektionsdatum är inställt till januari.
Skriv in dina generaldirektörsuppgifter i din generaldirektormodul enligt din användarhandbok för användarhandboken.
Skriv ut en rapport om dina poster som inte är inlagda i huvudboken. Proofläsa dina allmänna bokföringsposter, kontrollera ditt kalkylblad (och lägg till maskinband, om det behövs) du redan har förberett. Gör nödvändiga korrigeringar till dina generaldirektörsuppgifter. Skicka inte till huvudboken ännu.
Gör en datorskopiering av din generaldirektorat. Märk säkerhetskopiering av din generaldirektör tydligt och lagra den på ett säkert ställe.
Lägg in dina allmänna bokföringsposter i enlighet med användarhandboken för din bokföringsprogram. Skriv ut en fullständig post över de poster du har skrivit i din huvudbok. Förvara dessa i lämpliga filer eller storleksböcker som en del av dina permanenta bokföringsregister.
tips
-
Skriv noggrant alla inlägg som du skickar till huvudboken, eftersom du aldrig kan vara säker på att du kommer att vara tillgänglig för att förklara dina generaldirektor senare. Spara dokumentationen säkert som en del av din permanenta bokföring. Om du inte använder en dator, men istället gör din redovisning på papper, registrerar du eller lägger in de allmänna bokföringsposterna exakt i dina böcker i ett allmänt accepterat bokföringsformat, vilket gör att du uppdaterar saldon på alla berörda konton. Alltid dokumentera dina stora bokföringsposter noggrant och lagra dina bokföringsregister på ett mycket säkert ställe.
