Kontantuppdelning av arbetsuppgifter är en taktik för att minska risken för oavsiktlig och avsiktlig förlust av pengar av anställda. Den som är mest sannolikt att stjäla pengar från ett företag är en långsiktig medarbetare i en arbetsmiljö som saknar uppdelning av arbetsuppgifter. Kontantuppdelning av arbetsuppgifter är vanligast i större företag, men småföretag kan också dra nytta av minimal segregning av arbetsuppgifter eller ha en chef noggrant övervaka och granska kontantavgifterna. Korrekt segregering av arbetsuppgifter i ett kassaföretag kräver tillstånd, vårdnad, inspelning och försoning.
Tillstånd
Bemyndigande är det första steget i vårdnadskedjan. Endast en person är behörig att utföra en plikt. Till exempel kan en person få mail och checkar, men han borde inte behålla kontrollerna i hans förvaring, spela in dem eller förena den bokstav som kontrollerna skrivits in. Dessutom kan han auktorisera eller förbereda insättningar, men han kan inte gå till banken för att sätta in pengarna. Ibland kan den person som godkänner en check endast förena den om en annan anställd eller chef deponerat och spelade in det.
Vårdnad
Varaktigheten är beroende av tullen. Till exempel bör en kassahanteringspengar för ett åtta timmars skift i de flesta fall inte förena sin egen kassaskiva. Det skulle vara acceptabelt för henne att räkna och registrera sina slutliga summor, men en överordnad bör förena summan för att verifiera kontanterna mot kvitton. Detta säkerställer att alla pengar står för och ingen saknas.
Inspelning
Inspelning är den kontantavgift som kräver att en chef eller anställd fysiskt eller elektroniskt registrerar en kontanta summa på bolagets bokföringsböcker. Denna kontanta tull garanterar ett pappersspår som följer pengarna. I vårt tidigare exempel måste chefen som försonade kontantlådan få en annan chef att spela in kontanterna för insättning eller kontanter till hands. När flera personer hanterar pengar är det väsentligt att avskilja uppdrag i hela förvaret.
Försoning
Avstämning är det slutgiltiga steget i segregeringen av kontanta uppgifter och förvaringskedjan. Det säkerställer att alla som hanterade pengarna stod för kontanter, checkar eller insättningar korrekt. När en chef eller anställd försonar kontanta totals för dagen eller veckan, ger det en möjlighet för verksamheten att fånga några fel i redovisningen eller upptäcka potentiell intern stöld. Verksamheten ska alltid ha en annan person som försonar än den som mottog, hanterade eller spelade in pengarna.
