Formell affärskommunikation finns på företags brevpapper och innehåller typiskt författarens underskrift under den avslutande hälsningen. Formatet för denna typ av företagskommunikation är enkel; Ett brev som kräver signaturer på mer än en person måste emellertid vara sammansatt och formaterat på ett något annorlunda sätt för att förklara varför brevet innehåller flera signaturer och att ge plats för mer än en signatur.
Traditionellt blockformat
Företagskorrespondens ska vara i traditionellt blockformat, vilket innebär att datumet är två linjer under brevhuvudet; adressatens namn och adress är två linjerum under datumet; en ämnesrad är två linjerum under adressatens uppgifter och slutligen är två linjerum under ämnesraden hälsningen. Godtagbara hälsningar för formell affärskorrespondens är "Kära fru Smith", "Kära herr Jones," "Herrar" eller helt enkelt "Hälsningar". Det sista exemplet är användbart när ditt brev är för flera adressater av blandade könen. Traditionellt blockformat betyder att styckena inte är indragna med varje linje i spol med vänstra marginalen.
Orsak till flera signaturer
Medan den person till vilken du adresserar din korrespondens kanske redan vet varför det finns flera signatörer, är det klokt att kort sagt upprepa orsaken i ditt brev. Instanser, där ett brev kan kräva flera signaturer, inkluderar att kommunicera en åtgärd som kräver auktorisering från mer än en person eller uttrycka kollektiva synpunkter på flera personer som stöder meddelandet som ditt brev skickar. Till exempel kan du skriva "På uppdrag av ABC Companys ledande ledningsgrupp beskriver detta brev det samförstånd vi nått efter att ha diskuterat din skriftliga begäran om att anställa ytterligare personalpersonal." I första stycket i brevet anger du anledningen till din kommunikation och anledningen till att brevet innehåller flera signaturer. Följande stycken i ditt brev är naturligtvis spola med vänstra marginalen.
Avslutande hylla och signaturblock
Den avslutande hälsningen bör vara en som är lämplig för en formell affärsbrev, som "Mycket sant," "Respektivt" eller "Med vänliga hälsningar". Den avslutande hälsningen börjar två linjerum under sista stycket.
Om du bara har två signatörer, hoppa över fyra linjerum som är tillräckligt med utrymme för en skriftlig signatur och skriv in den första signerns namn i spol med vänstra marginalen. Skriv in deras position eller titel på raden under signerns namn. Hoppa över ytterligare fyra linjerum för den andra signörens namn och position eller titel. Namnet och titeln på den person som rankas högre i organisationen bör vara det första signaturblocket.
Om du har tre signatörer, hoppa över fyra linjerum och skriv Signer 1 namn flush med vänster marginal. Fliken över och skriv namnet på Signer 2; fliken igen och skriv namnet på Signer 3. Hoppa över ett linjeplan och skriv Signer 1s position eller titel, flik över och gör samma för Signer 2 och Signer 3 så att deras titlar är direkt under deras skrivna namn.
För fyra signatörer, hoppa över fyra linjerum och skriv Signer 1 namn flush med vänster marginal. Fliken över till mitten av sidan och skriv Signer 2s namn; Hoppa över till nästa rad och skriv in positionen eller titeln på Signer 1 och Signer 2 direkt under deras namn. Hoppa över ytterligare fyra linjerum och upprepa formatet för Signer 3 och Signer 4.
Cirkulera ditt formulär
Eftersom du skriver ett brev på uppdrag av mer än en person är det en bra metod att cirkulera utkastet innan du begär deras signaturer. Berätta för dem att du välkomnar deras inmatning och skicka utkastet via e-post eller genom att besöka varje person individuellt. När alla är överens om innehållet och leveransen av brevets meddelande, förbereda den slutliga versionen och låt alla veta att du personligen kommer att cirkulera den för deras signaturer.
