Bokföringstransaktioner redovisas inte kontant, utan på periodiserad basis. Detta innebär att transaktionen sker när den äger rum, inte nödvändigtvis när kontanter har bytts ut. Kvitto eller betalning av kontanter kan vara en separat transaktion från när varan såldes, köp eller löner som förvärvats av en anställd. Varje transaktion är inspelad i en journal eller bok, och regelbundet kommer ett företag att stänga dessa böcker för att se hur det fungerar.
Periodiserad redovisning
En redovisningsperiod är vanligen en månad, kvart eller år. Periodiserad redovisning redovisar transaktioner under den period för vilken de påverkar antingen intäkter eller kostnader. Till exempel kan material köpas på en månad men inte betalas förrän efterföljande månad. Men de måste erkännas under de första månaderna eftersom de kommer att användas för att skapa varor som ska säljas för intäkter. När de betalas kommer en separat transaktion att äga rum.
Vad är en transaktion?
En transaktion är varje händelse som äger rum i ett företag och påverkar pengar. Inköp av leveranser, försäljning av varor och en anställd som arbetar och tjänar lön är alla exempel på affärstransaktioner. Var och en måste registreras i en lämplig tidskrift med en debet och en kreditpost för samma belopp. Att debitera ett konto är generellt att lägga till det. Att kreditera är att ta bort beloppet från det.
Huvudboken
När transaktionerna har spelats in i sina lämpliga tidskrifter registreras de sedan i huvudboken. Det är lättast att tänka på huvudboken som en detaljerad rapport om dagliga transaktioner. Dessa transaktioner registreras i kronologisk ordning.
Stänger böckerna
I slutet av en bokföringscykel måste böckerna stängas för att starta en ny cykel. Justering av journalposter måste göras för att registrera eventuella belopp som uppkommit för perioden som ännu inte är listade och för att ta bort eventuella uppskjutna poster. Avslutande journalposter måste göras för att rensa bokslutet för intäkts- och kostnadskonton, tilldela beloppen till inkomst och kvarvarande vinst.
Andra skäl att stänga böckerna
Vid avslutande av bokföringen redovisas beloppen till intäkter och kvarhållen vinst. Detta bidrar till att skapa finansiella rapporter för verksamheten för att bedöma dess allmänna prestanda. Det finns tre primära typer av finansiella rapporter: balansräkningen, resultaträkningen och kassaflödesanalysen. En annan anledning att stänga böckerna är att upptäcka fel. Om du lägger till ihop debiteringar och krediter kommer du att visa några stora fel eftersom summorna alltid måste matcha.
