Produktsponsorer kan hjälpa din händelse eller organisation genom att tillhandahålla produkter utan kostnad, normalt i utbyte för att marknadsföra sina tjänster och marknadsföra varor till de närvarande personerna. Även om det kan ta tid att säkra en relevant sponsor, kan deras engagemang vara mycket fördelaktigt när medel eller finansiering är en svår fråga under planeringsstadiet av din verksamhet. Medan omfattningen av sponsring kan sträcka sig dramatiskt förblir processen för att säkra den fortsatt enkel.
Bestäm exakt din förfrågan. Även om det är möjligt att närma sig en sponsor utan en bestämd uppsättning krav, är det användbart att bestämma en önskvärd resursnivå som eventuell sponsor ska tillhandahålla. Detta gör att sponsorn snabbt kan förstå sponsors avsedda omfattning och ger dig en utgångspunkt för förhandlingar.
Gör en omfattande lista över relevanta sponsorer. Det är ofta användbart att undersöka tidigare liknande händelser för att avgöra vilka företag som aktivt sponsrar jämförbara projekt. Forskning varje sponsor på din lista, notera sitt typiska bidrag till kunder och den person som din begäran ska riktas till.
Skriv en kort, muntlig presentation om ditt projekt. Detta utgör grunden för dina telefonsamtal när du kontaktar företrädare för företaget. Presentationen ska innehålla en beskrivning av ditt projekt, dina mål och exponeringsnivå som det sannolikt kommer att generera för företaget. Medan detta är kortfattat bör det låta dig kontrollera om sponsorn är sannolikt intresserad.
Förbered detaljerade svar på de vanligaste frågorna. Detta visar din beredskap och professionalism. Sannolika frågor inkluderar: "Varför ansåg du oss som din sponsor?" "Hur mycket av produkten begär du?" "Hur har projektet blivit annonserat i media?" Och "Hur många personer förväntas du delta?"
Möt i person så snart som möjligt. Detta stärker affärsförhållandet och gör avtalet svårare att backa ut.
Håll öppna kommunikationslinjer. Ring organisationen rutinmässigt för att klargöra eventuella problem och ge alltid ett tillförlitligt sätt för att de snabbt kan kontakta dig. Detta gäller särskilt när projektet ska påbörjas.
Granska sponsringsvillkoren och acceptera. Beroende på nivån på sponsring sträcker sig detta från att vara ett informellt talat avtal till ett helt detaljerat kontrakt.
