Inget angivet faxformat passar alla situationer. Men efter några allmänna riktlinjer hjälper faxmottagaren att hitta information snabbt på faxet. Dessa riktlinjer säkerställer också att mottagaren inte kommer att ha några problem när faxet kommer igenom och att du kommer att undvika problem när du skickar det.
Håll ditt fax under 10 till 12 sidor långa. Många faxmaskiner med mindre kontor kan inte hantera för många sidor samtidigt. Stort fax kopplar också upp telefonlinjer som delas med faxmaskiner. Uppdela ditt fax i flera satser om du måste skicka mer än 10 till 12 sidor. Låt mottagaren förvänta sig mer än ett fax från dig.
Justera sidmarginaler eller teckensnittstorlek för att hjälpa dig att uppnå färre sidor. Men kom ihåg att mindre teckenstorlekar kanske inte är för lätta att läsa och små marginaler kan se oprofessionellt, som på en CV. Använd minst en 11-punkts teckensnitt.
Skriv fax i företagsformat när det är möjligt. Marginaler ska vara en tum på vänster och höger sida och en och en halv tum på toppen och botten om möjligt. Singelrummet ditt brev, dubbelavstånd mellan stycken. Inkludera en datalinje överst och adressblock för avsändare och mottagare före hälsning. Avsändarens adressblock går först.
Inkludera en försättsblad med ditt fax. Omslagssidan behöver inte följa ett visst layoutformat, men det ska innehålla både avsändarens och mottagarens kontaktuppgifter, hur många sidor faxet innehåller och en ämnesrad som anger vad faxen gäller. Lägg till några rader för eventuella personliga kommentarer angående faxet. Kontaktuppgifterna kan innehålla personer och företagens namn, avdelningsnamn, adresser, e-postadresser och telefonnummer. Brevbrevet ska vara lätt att läsa så att mottagaren snabbt kan hitta information om den.
Undvik att skicka fax med grafik, om möjligt. De tar för mycket tid att skicka och ta emot, och de slösar mycket bläck. Dessutom uppträder de i allmänhet inte alltför bra på fax på grund av utskrift av dålig kvalitet.
