Varje projekt eller organisation som använder finansiella eller andra resurser att använda använder kostnadsbedömning. Kostnadsutvärdering är i allmänhet processen att bestämma hur resurserna används. Det kan vara i vilken skala som helst, från så inriktad som ett enda projekt eller enhet i en organisation, till breda, jämförande studier av resursallokering i ett helt nätverk av organisationer. I allmänhet är en kostnadsutvärdering endast en del av en bredare kostnads-nyttoanalys, med målet att bestämma om resurserna används effektivt.
Identifiering av kostnader
Ett av stegen för att spåra användningen av resurser i ett projekt eller en organisation är att identifiera kostnaderna i samband med vad som helst som utvärderas. En butiksägares kostnadsutvärdering skulle till exempel innefatta utgifter som anställdas löner, underhåll av byggnader och säkerhet, produktköp och så vidare. Denna del av en kostnadsutvärdering bör också ta hänsyn till typen av kostnad. Ett exempel på en fast kostnad, som inte förändras med aktivitetsnivåer, skulle vara uthyrning och uppvärmning av affärsutrymmet. En rörlig kostnad kan å andra sidan vara kostnaden för produkter som erbjuds vid olika tider på året.
Resursanvändning per enhet
En annan aspekt av kostnadsutvärdering har att göra med att bestämma hur resurserna fördelas mellan enskilda enheter. För utvärderingsändamål är en "enhet" någon godtycklig mätning av aktivitet inom ett projekt eller en organisation. I hälso- och sjukvården kan exempelvis en enhet vara ett rådgivande besök. I digitaliseringsprojektet vid Biblioteca Nacional i Spanien kan eventuella enheter vara produktion av enskilda cd-skivor eller andra digitala kopior.
Värden av enheter
Beräkning av kostnaden för enheter i en budgetanalys innebär att man anger ett numeriskt värde för enskilda aspekter av ett projekt eller uppdelning av en organisation. Om en affärsägare säljer kaffe och det kostar $ 1000 per dag att betala för slip, socker, grädde, koppar, underhåll av espressomaskiner, anställdas lön och alla andra utgifter som krävs för att ge kaffe till kunder, då värdet av en enstaka enhet (det vill säga den tid och pengar som krävs för att göra en kopp kaffe) skulle vara 1 000 dollar tillbringade per dag för att ge kaffe, dividerat med det totala antalet koppar som såldes på en dag.
Typer av analys
Kostnadsutvärderingar kan vara för enskilda projekt eller divisioner av en organisation, företagsanalys av kostnader eller jämförande studier av flera organisationer. Denna sista typ av analys kan vara användbar för avdelningar eller projekt som finansieras av skattepengar, som ett sätt att visa effekterna av dessa kostnader på samhället. Att bestämma enhetvärden är viktigt eftersom det kan jämföras med intäkter från enskilda enheter för att se om ett visst projekt eller företagsavdelning är lönsamt eller effektivt. Detta kallas en kostnads-nyttoanalys.
