Funktionerna i olika organisationsstrukturer är att styra ett företags effektivitet och produktivitet. Det är ofta en kommandokedja i affärer och hur hierarkier och varje avdelning är strukturerad som gör den produktiv - eller inte. En "funktionell" organisationsstruktur bygger på anställdas specialiteter och flyttar sig från att ha generalister som kan utföra flera roller.
Vad är syftet med organisationsstrukturen?
Det finns fyra huvudtyper av organisationsstruktur, och var och en har sina fördelar och nackdelar. Anledningen till att de existerar är att göra ordning i affärens kaos. Utan en kommandokedja eller en accepterad metod för tvistlösning kan anarki regera.
Ordspråket "bocken stannar här" har blivit kliché i dagens värld, men organisationsstrukturen handlar om att bestämma var bucken stannar och hur. Även om du inte tror att du har en organisationsstruktur, gör du det. Ibland växer de bara och utvecklas organiskt över tiden, men ofta är de avsiktliga och planerade.
De fyra typerna av organisationsstrukturer är platta, matris, avdelningar och den tidigare nämnda funktionella strukturen.
Strukturer påverkar i sista hand relationerna mellan ledning och anställda, hur kommunikationsflöden, där ansvaret faller och hur ledningen övervakar företaget. Det kan även påverka hur ett företag växer sin marknad eller expanderar sin verksamhet.
Den goda nyheten är att strukturer inte är skrivna i sten, och de är enkelt tweaked eller förändras när företag växer eller avtalar med tiden.
Funktioner av olika organisationsstrukturer
Precis som hur vissa arbetsprojekt dra nytta av att anta ett specifikt arbetsflöde kan organisationerna ofta fungera bättre när det finns en strukturell organisation på jobbet.
Funktionella organisationer brukar fungera genom att delegera specifikt arbete till avdelningar som kommer att ansvara för allting och allt under det paraplyet. Till exempel kommer redovisning att hantera betalningsbara och fordringar. Marknadsföring hanterar marknadsföring, reklam och marknadsföring. Mänskliga resurser hanterar anställning, ombordstigning och offboarding, utbildning och andra personalrelaterade uppgifter.
Vid upprättandet av ett organisationsschema och deras funktioner vet varje avdelning sin roll att spela, deras kommandokedja och det arbetsflöde som är specifikt för dem.
Vad är organisationsdesign?
När man bestämmer sig för strukturen för ett företag är det organisationsdesign. Det bedömer vad företagets mål är och kommer sedan upp med en kommando- och organisationsstruktur som kommer att vara mest produktiv för att uppnå de nämnda målen.
De bästa företagen förbli inte statiska - de anpassar sig och förändras när tiden går, så att de bättre kan uppfylla sina mål eller diversifiera nya marknader.
Säg ett företag från Hoboken, New Jersey, har 47 års erfarenhet av att dominera den östra kusten i USA med elektronikledningar. Kanske har de fått ett nytt mål att ta itu med den asiatiska marknaden eftersom en dörr har öppnat med en fantastisk möjlighet. Företag som vanligt kommer inte att flyga på andra sidan Stilla havet. Olika arbetsflöden, språk och tull kräver att företaget anpassar sig och överensstämmer med förväntad affärstradition i Asien.
Genom att omorganisera sin organisationsstruktur kan företaget skapa nya avdelningar och anställa ny personal som passar bäst för dessa roller. Marknadsavdelningen måste anställa flerspråkig personal och lagslaget måste känna till lagarna för varje ny marknad som har angetts. Dealmakers och förhandlare måste förstå tullen och möjligheterna på varje plats. Allt detta kan förväntas och planeras genom att skapa en ny organisationsdynamik som är redo att möta dessa utmaningar.
Ändra tekniska praxis hos ett företag, lägga till ett nytt sortiment av produkter, öppna en annan plats - alla dessa kan dra nytta av att anpassa eller omforma befintliga organisationsstrukturer.
Fördelar med en funktionell struktur
På många sätt kan funktionella strukturer vara extremt effektiva. Genom att fokusera på varje anställd styrkor och uppdragen dem till en avdelning som kapitaliserar på dessa styrkor, tjänar företaget ofta.
Dessa avdelningar leddes idealiskt av någon med förmåga och färdigheter att övervaka och påskynda alla uppgifter till hands. Genom att grupperas med andra som har samma grundläggande kunskap är det ofta en handel och komplement av kvaliteter som utbyter mellan dessa anställda, vilket kan hjälpa dem att expandera sina talanger.
Det här är exakt varför områden som träning kan vara till stor hjälp när funktionella strukturer är i spel, eftersom anställda är omgivna av de färdigheter som de behöver utvecklas.
Det är också anledningen till att träningen kan gå vidare i funktionella format, eftersom de utvecklar anställda som kan vara där för lång sikt. Eftersom anställda arbetar inom avdelningar med inriktning på sina specialiteter kan det upplevas en tillväxt och utveckling som kan uppmuntra långsiktig lojalitet och lägre omsättning.
Nackdelar med en funktionell organisationsstruktur
Problemet med väggar är, ibland när de går upp, stannar de upp. Vissa funktionellt uppdelade företag kan drabbas av kommunikationsutmaningar på grund av en uppfattning att de arbetar separat med goda skäl, i motsats till att endast vara en effektivitetsmetod. I dessa fall kan det finnas konflikter mellan olika divisioners behov. Kanske har mänskliga resurser och IT-avdelningen både behov av hjälp från marknadsavdelningen, men marknadsföring kan internt bestämma vilken förfrågan den kommer att följa med utgångspunkt i lämplighet eller andra faktorer. Självklart kan dessa situationer gå fel, och det är upp till förvaltningen att bryta ner dessa väggar som orsakar territoriella skvaller.
Genom att omfatta uppgiftsspecialister för varje uppdelning betyder det att generalister kan förbises. En plus sida till generalister är att de ofta ofta kan uppskatta behovet av intradivisionskommunikation eller ha bättre framsyn för hur en uppgift gynnar en annan och så vidare. Om generalister förlorar sin plats i företaget eftersom de inte uppfattas ha tillräckligt starka färdigheter i någon avdelning, kan det innebära att företaget förlorar den värdefulla diversifieringen och överbryggande egenskaper som dessa spelare tar med sig.
Ledningskonflikter kan också uppstå i företag med funktionell struktur. Det kan hända att varje avdelningschef har en myopisk bild av vad som medför framgång, till exempel att deras avdelning är de viktigaste kriterierna för att mäta framgång i motsats till att titta på den stora bilden. När riktmärken är beroende av avdelningsprestanda kan det också påverka anställdas beteende och kan hindra både innovation och snabb beslutsfattande.
När är funktionella strukturer fördelaktiga?
När företag är stabila och inte ständigt introducerar nya produkter kan de fungera bra som en funktionell organisation. Om industrin inte ges till frekvent förändring finns det en fast tillgångsbas, och dessa är kvaliteter som passar funktionella strukturer.
Företagets storlek överskrider inte nödvändigtvis huruvida en funktionell organisation är till nytta för den. En lokal däckbutik kan fungera bra med en funktionell struktur, men Amazon.com använder också en funktionell struktur. Det är en vertikal kommandokedja som spelas i Amazon, för gott och sjuk. Det kan innebära att de ibland är långsammare att reagera på dilemman, men det betyder också att det finns en stark central varumärkes- och sammanhängande förvaltningsmetod mellan alla sina avdelningar internationellt.
Organisationsstrukturer kan vara snällt som fastigheter - det som är perfekt för idag kan vara för stort, eller för litet, för imorgon. Det är klokt att av och till reflektera över hur ett företag organiseras, eftersom en liten anpassning och innovation kan få en dramatisk inverkan på produktivitet och framgång.
