Det finns flera anledningar att en anställd kan behöva bevis som hon arbetar för dig. Vanligtvis beror det på att någon - en hyresvärd, till exempel - vill ha bekräftelse på att din anställd har jobb och en stadig inkomst. Utländska anställda kan behöva ett verifieringsbrev för att få visum. Skriva brevet är inte komplicerat, så länge du är noga med att inte ge bort någon konfidentiell information.
Mallar och blanketter
Kontrollera om din personalavdelning har en standardmall för verifieringsbrev. Det är en vanlig praxis, särskilt vid större företag. Mallen gör det snabbare för författaren att slutföra, och HR behöver inte oroa sig för att brevet säger något fel. Om brevet är att kvalificera arbetstagaren för någon typ av statliga förmåner kan den berörda byråen ha en standardiserad blankett. Det är upp till den anställde att ta med formuläret, varefter du fyller i det.
Håll det formellt
Ett verifieringsbrev är inte vänligt, och det är inte kreativt skrivande. Det är rent affärer, så skicka det ut på ditt företags brevhuvud, skrivet i standard företagsformat. Underteckna det som alla andra affärsbrev. En ämnesrad - "Anställningsverifiering för Jane Doe" - låter mottagaren känna till ämnet. Texten är där du berättar mottagaren att Jane Doe verkligen arbetar för dig, och vad hennes lön är, om det behövs. När du skriver till invandring kan du också behöva inkludera detaljer om hur länge hon har jobbat för dig och vad hennes arbetsuppgifter är.
Följ reglerna
Kontrollera med din HR-avdelning inte bara om tillgängliga mallar utan om vilka procedurer det kräver att du följer. Det kan vara en företagsregel, till exempel att innan du skickar någon anställdas information måste arbetstagaren skriftligen godkänna det. Konfigurer brevet till de nakna fakta som du ombeds: Om brevet inte begär löneinformation, ge inte något. Undvik bortkommande kommentarer om en anställds personlighet eller prestanda som kan komma tillbaka till att bita dig.
Saker att titta på
Verifieringsbokstäver ljudrutin, men viktiga beslut - får din anställd en lägenhet eller en försäkring? - kan leda till dem Släng inte bara ut svar: Få fakta om anställningsdatum eller löner från ditt företagsregister innan du lägger dem på papper. (Proofläs brevet innan du skickar ut det, eller har HR det. Mistyping $ 50,000 när din medarbetares lön är $ 60.000 kan påverka om hon får lägenheten.
