Användning av typer i QuickBooks är en ofta missförstått funktion av programmet och lika ofta försummas eller missbrukas. På grund av flexibiliteten i användningen av typer är så stor att det kan användas för att hålla reda på vilken typ av information som helst om kunder, jobb, leverantörer och varor som såldes eller köpt. Att välja vilken data som ska hålla reda på beror på vilken typ av verksamhet som helst.
Leverantörstyper
Korrekt användning av typer inom QuickBooks-programmet gör att du kan skapa anpassade rapporter och e-postlistor med hjälp av data som är meningsfulla för ett visst företag. Företagare har många alternativ när det gäller leverantörstyper. Vissa företag väljer att använda en leverantörs bransch som en typ. En detaljhandel kan ställa upp säljartyper som återspeglar de produkter de säljer. Vissa leverantörer säljer livsmedelsvaror och andra mediciner eller tobaksvaror. Andra företag kan ha säljare som är specifika för en geografisk region när leverans av produkten är tidskänslig kan de skapa typer baserat på leverantörsplatserna.
De inom byggbranschen kan välja att skriva leverantörer baserat på vilken typ av tjänster som tillhandahålls. Till exempel kan ett byggföretag använda målare, gipshängare, ramar och el- och VVS-entreprenörer. Om det är nödvändigt att skapa en undertyp (till exempel om ett företag använder en underleverantör för inredningsfärgjobb och en annan för yttre färgjobb) skulle det skapa en allmän typ märkta målare och en undertyp för inredning och exteriör målare.
Detta görs via skärmbilden Redigera leverantör när du skriver in i typen under utrymmet för namnet på leverantörens verksamhet.
Kund / Arbetstyper
För de företag som utför mer än ett jobb för samma kund, möjliggör QuickBooks skapandet av jobb under kundens namn. Använd samma typer för kunder som används för leverantörer, men en kunds geografiska region kanske inte är lika viktig att veta som för leverantörer. Vissa företag har grossist- och detaljhandelskunder och använder som sådana sådana beteckningar som typer. Om det inte finns några tydliga beteckningar som används för att skilja kunder, använd typer för att hålla reda på hur kunderna hörde om verksamheten. Dessa kategorier skulle innehålla "word to mouth", "gula sidor", "tidningsannons" eller "direktreklam". I slutet av året kunde en rapport genereras som skulle visa vilken marknadsföringskampanj som var mest framgångsrik för att generera kunder och försäljning. Med jobbtyper liknar de företag som använder funktionen "jobb" liknande byggnadsrelaterade företag. En kund kan få ditt företag att reparera ett tak en dag och hantera en VVS-fråga på en annan dag. Att skapa en jobbtyp för varje tjänst utförde hjälpmedel för att ta reda på vilka tjänster du erbjuder som ger mest vinstmarginal och de som hamnar kostar mer pengar i utgifter än i intäkter.
Artikeltyper
Artikeltyper är den enda typen som redan definierats av QuickBooks-programmet. Det finns 12 objekttyper som är förinställda i QuickBooks. Ett objekt är en tjänst eller ett fysiskt föremål som säljs. Objekttyperna är följande:
-
Service - om det du säljer är tjänster, t ex ett landskapsföretag, skapa ett objekt "Mowing" och gör det till en "Service" -typ.
-
Inventory Delar i samma landskapsarkitektur, om du säljer delar för att reparera gräsmateriel, till exempel "Mower Blades" skulle dessa vara en inventeringsdel.
-
Inventory Assembly-En sammansättning består av ett antal separata inventeringsdelar för att slutföra en hel produkt. Till exempel om du skulle bygga en pall, skulle den bestå av en plats, fyra ben med stöd och kanske en pallkudde.
-
Delar utan lager - Använd den här typen för att kategorisera saker som kontors- och rengöringsmedel. Om du laddar din kund för varor som behövs för att slutföra ett jobb, kommer dessa objekt att betraktas som icke-inventeringsdelar.
-
Fasta tillgångar - En tillgång du har som är nödvändig för driften av ditt företag och är mer eller mindre en permanent fixtur. Ett fordon, en byggnad eller en dator skulle betraktas som en anläggningstillgång.
-
Övriga avgifter - Om du debiterar sena betalningsavgifter, finansieringsavgifter eller fraktkostnader, skulle dessa betraktas som "andra avgifter".
-
Subtotal-för att inkludera en subtotal på kundfakturor måste du skapa en "Subtotal" -typ. Detta lägger till alla artiklar och ger en löpande summa innan försäljningsskatten läggs till totalt. Det hjälper dig när du använder funktionen "Rabatt" för att ta bort en procent rabatt innan skatter läggs till.
-
Grupp-Som en lagerförsamling består en grupp av varor som ingår i en paketpaket. Till exempel kan en komplett gräsmedelsdetalj bestå av de separata serviceobjekten, "Mowing", "Edging" och "Tree Trimming."
-
Rabatt-Att skapa en rabattobjekt subtraherar antingen en procentandel eller ett fast belopp från subtotalen.
-
Betalning - Om det är vanligt för en kund att betala en del av den totala skyldigheten vid tidpunkten för försäljningen, skapa ett "betalnings" -alternativ som minskar det belopp som är skyldigt på en faktura.
-
Försäljningsskatt-Försäljningsskatt beräknas vanligtvis på statlig och lokal nivå. Denna post gör det möjligt att skapa en separat säljskatt för staten och för lokal diskretionär skatt.
-
Försäkringsskattegrupp-Denna post består av två eller flera separata säljskatteobjekt som en grupp. I ditt län kan du ha en 1 procent diskretionisk skatt och en statsskatt på 6 procent. Med "Sales Tax Group" kan du få en raderad artikel som håller reda på båda typerna av "Försäljningsskatt" i samma transaktion.
