Säkerhet av löneposter och den personal som arbetar med dem är en kontinuerlig övervägning för löneadministratörer och företagsledning. Lönelsessäkerhet omfattar implementering och upprätthållande av sekretess och säkerhet för lönelistorna, löneavdelningen och lön personal. Löneledare, bokföringschef eller personaladministratör kan ansvara för lönesäkerhetssäkerhet i samband med ledande befattningshavare. Att skapa en mycket säker och effektivt organiserad lönomiljö ska vara målet för varje lönegradsavdelning.
Organisation
Organisation av löneavdelningen, personal och processer är avgörande för lönesäkerhet. En tydlig kommandokedja, ett logiskt avdelningsorganisationsschema och tydlig delegering av löneansvar är nödvändiga för säker löneadministration. En chef, en löneprocessor, en specialist för speciella löneskillnader som löneavdragsordningar och FMLA och arbetstagarens ersättningsbliv, anställningsrekordkonsulter och annan lön personal måste organiseras i avdelningen för konfidentiell, effektiv, säker och lagligt överensstämmande lönebehandling. Alla i löneavdelningen måste ha tydligt definierade ansvarsområden för att undvika och eliminera säkerhetsbrott och kryphål i lönesamlingsbehandling.
Kontrollåtkomst
All tillgång till lönepappersdokument, fysiska lagringsfiler, datorer och datorrapporter och andra typer av åtkomst måste strikt kontrolleras och verkställas för att säkerställa konfidentiell löneinformation. Varje löneansvarigas ansvar måste ses över av löneansvarig för att bestämma vilken nivå av tillgång som behövs. Tillgång till fysiska lönedelar som tidtabeller, auktoriseringar, bonus- och provisionpapper och andra lönedokument med känslig och konfidentiell finansiell information måste begränsas till endast de som behandlar transaktionerna. Arkivskåp och datorer med löneinformation, data och arkiv måste placeras i säkra områden där endast de som har säkerhetsbevis kan se och arbeta med dem. Till exempel får tidskriftsanställda som bara går in i arbetstid i datorns lönesystem inte ha tillgång till slutliga inlämningsprocesser eller löne- och nyttadokumentation.
Dokumentförfaranden
Löneprocedurer måste dokumenteras noggrant och verkställas för att säkerställa lönsamhetsprocessens och personalens säkerhet. Varje löneansvarigas ansvarsområden måste klart definieras i sin arbetsbeskrivning, i de löneförfaranden som de utför och i en standardmanual för löneavdelningen. Procedurer måste följas, revideras när något ändras och granskas minst årligen om inte oftare för att skydda processernas integritet och undvika eventuella luckor i säkerheten.
Fysisk säkerhet
Fysisk säkerhet för lönelistor, filer, data och system samt lönefaciliteter och personal är avgörande. Lönsäkerhet och konfidentialitet får inte äventyras för att spara pengar genom att behandla lönelistan i receptionen eller genom att en lönnadsansvarig utför uppgifter utan dubbelkontroll. Arkivskåp måste vara låsta med begränsad åtkomst. Kontor, huvudramar och stationära datorer med löneuppgifter och bearbetningsprogramvara får inte placeras i gemensamma utrymmen men i säkrade platser som kan låsas enkelt. Lönspersonal måste ha en arbetsmiljö som är säker från anställdas och besökartrafik och måste ha enkla sätt att framgångsrikt säkra den information de jobbar med så att de inte utsätts för arg eller emotionell medarbetare. Eventuella lönefel, avvikelser och klagomål borde ha tydliga processer och hanteras av chefer eller handledare, inte direkt med lönearbetare.
