Den breda definitionen av en "intressent" är någon som har möjlighet att påverka eller påverkas av en grupps eller organisations handlingar. Företag och icke vinstdrivande ägnar stor uppmärksamhet åt intressenter, vars attityder och beteenden kan betyda skillnaden mellan framgång eller misslyckande i ett företags organisatoriska mandat. Kommunikation med intressenter är avgörande för organisationer, men görs inte alltid enkelt eller effektivt. För att börja identifiera viktiga intressenter, sedan skapa och sprida ett meddelande och se till att det har den önskade effekten.
Identifiera intressenter
Varje organisation eller enhet interagerar med andra, så tekniskt sett kan alla som har samspel med organisationen betraktas som en intressent. Det är emellertid viktigt att bedöma hur viktigt varje intressentgrupp är när man utvecklar ett intressentkommunikationsprogram. I en traditionell organisation kommer typiska intressentgrupper sannolikt att inkludera kunder, leverantörer, ledning, anställda, entreprenörer och underleverantörer. I en ideell eller akademisk miljö kan intressenter bestå av medborgare, studenter, valda tjänstemän, kommunala ledare och arbetstagare, andra ideer, personal och ledning.
Ange kommunikationsmål
Innan du utvecklar en meddelandekampanj är det viktigt att klargöra orsakerna bakom kommunikationen.Är kommunikationsmålet helt enkelt att informera intressenterna om någon överhängande handling eller beslut, att involvera dem i ett initiativ, att engagera dem, eller för att förhindra eller övervinna oppositionen? Om du försöker bara informera eller öka medvetenheten, snarare än att påverka beteende eller påverka perceptioner, kommer kommunikationsmetoden att vara väldigt annorlunda.
Utveckla ett meddelande
Kommunikationen i sig måste ta hänsyn till publiken eller publiken samt kommunikationsmålen. Om till exempel om publiken inkluderar lokala affärsmän och målet är att engagera sig i ett nytt initiativ, kommer kommunikationen att behöva ta itu med sina specifika problem och visa en tydlig fördel för dem att delta i din sak. Om du helt enkelt försöker öka medvetenheten om din organisation i samhället eller på marknaden, kan kommunikationen vara mer generell och inriktad på en bredare publik.
Välj ett kommunikationsformat
Sättet på vilket ett meddelande kommuniceras kan sträcka sig från personliga möten till masskommunikation. Om målet är att ändra beteende, kan tvåvägskommunikation krävas, t.ex. person- eller telefonkontakt med intressenter. För allmän information, envägsinformation för att informera intressenter, tidningar eller tidningsannonser, flygblad eller public service-meddelanden på tv eller radio kan vara ett lämpligt val.
Få feedback om effektivitet
Det ultimata testet av effektiviteten i kommunikationen med intressenterna är att få feedback från intressenterna själva. Utför forskning med alla relevanta valkretsar för att avgöra om de önskade meddelandena har mottagits och de önskade resultaten som uppnåtts med kommunikationsinsatserna. Forskningen kan ske i form av post-, internet- eller telefonintervjuer, vilket är mest effektivt för att nå publiken i fråga.
