Ett litet kontors leverantörsskulder är ett löpande skuldkonto som består av skuldförpliktelser som måste betalas inom de närmaste 12 månaderna. Det är viktigt att dokumenten som stöder dessa skuldposter är organiserade så att betalningar på dessa förpliktelser görs i tid. Tidig betalning av leverantörsskuld upprätthåller organisationens kreditvärdighet plus säkerställer goda och stabila relationer med fordringsägare och leverantörer.
Matcha mottagna fakturor med inköpsorder och mottagnings- eller serviceavslutningsdokument. En giltig och betalningsfaktura finns när en godkänd inköpsorder skapades och objekt på ordern mottogs eller tjänster slutfördes. Skapa mappar med leverantörsnamn för att hålla oöverträffade beställningar, ta emot dokument och annat stödjande pappersarbete.
Arkivera kontokort med betalningsdatum. Efter fakturor matchas med bilagor, kontrollera förfallodagen och ange ett betalningsdatum för fakturan. Ordna fakturorna i mappar som representerar varje dag i månaden. När du bestämmer betalningsdatum för fakturan, arkivera den under den dagen. En dragspelmapp, som inte rymmer mycket utrymme, kan användas för att hålla dokumenten organiserad. Varje flik kan representera en dag i månaden. Om en dragspelmapp är för liten, överväg att använda hängande filer som ger mer utrymme för pappersarbete. Tilldela endast månadens dag till varje mapp eller fil; När den aktuella månaden slutar kan du återanvända dessa filer för nästa månad.
Inkludera i ditt dagliga schema en översyn av dagens betalningsfil. Om det finns fakturor som lämnats in under den dagen ska du utfärda en betalning för fakturan och markera den som betald. Fakturan bör notera betalningsdatum, checknummer eller transaktions-ID, om det betalas elektroniskt, det betalade beloppet och identifieringen av den person som behandlade betalningen.
Fil betalade fakturor i filer skapade för varje leverantör eller kreditgivare. Leverantörens fil ska innehålla alla betalda fakturor sedan bokföringsperiodens början eller tolvmånadersperioden. Dokumenten i den här filen stöder betalningarna till säljaren. Om ett problem uppstår på en betalning eller en leverantörs fordringar betalning inte mottogs, kan denna dokumentation ge stöd när betalningen slutfördes och de artiklar som betalades eller ej betalades.
