Ett projektdokument är viktigt för att klargöra projektets resultat, vare sig projektet utvecklar programvara eller landskapsarkitektur på en gård. Projektdokumentet skapas ofta av en projektledare eller en analytiker, som arbetar nära kunden och andra projektteammedlemmar. När räckvidden är klar ska den granskas med kunden, teamet och ledningen för att verifiera att det är korrekt, alla berörda parter är överens om det och resultaten av projektet kommer att uppfylla kundernas behov. Omfattningen bör godkännas av kunden och medlemmarna i din organisation enligt din utvecklingsprocess.
Förbered dig på projektomfattningsöversynen
Skapa en lista över alla kunder och gruppmedlemmar som behöver granska omfattningsdokumentet. Granska projektinitiationsdokument eller konsultera projektledaren för att samla in denna information.
Ställ in ett möte och bjud in alla gruppmedlemmar. Mötet kan vara personligt eller det kan vara virtuellt beroende på organisationens struktur och teknik.
Skicka det färdiga dokumentet till listan. Skicka det flera dagar före mötet för att ge deltagarna tillräckligt med tid för att granska det.
Gör kopior av dokumentet för att komma till ett fysiskt möte. Även om du planerar att visa en elektronisk kopia på en projektor eller liknande enhet, kan vissa av dina deltagare vara mer bekväma att arbeta från en kopia.
Utför Scope Review med kunder och lagmedlemmar
Möt med kunderna och laget. Läs igenom dokumentet, särskilt de områden som är mer komplexa eller mer föremål för tolkning. Även om du har skickat dokumentet före tid, förvänta dig att de flesta deltagare inte har skrivit det.
Fånga eventuella frågor eller ändringar i dokumentets omfattning.
Uppdatera räckvidden med svaren på frågor och andra ändringar, och skicka det till kunderna och projektgruppmedlemmarna, be om att skriva ut och godkänna dokumentet.
tips
-
I vissa organisationer kan det vara svårt att planera möten som alla kan delta. Ta reda på de personer som absolut måste delta i person och planera runt sina kalendrar. Uppföljning med andra som inte kan delta antingen via e-post eller telefonsamtal för att se om de har kommentarer till omfattningsdokumentet.
