Icke-vinstdrivande organisationer är beroende av in natura donationer samt kontanter. Engagera potentiella givare i ett brev som är professionellt men gör en personlig koppling till mottagaren. Betona organisationens bra arbete och hur det kommer att använda de begärda leveranserna. Berätta givaren hur man gör ett bidrag.
Gör en anslutning
Förklara varför din organisation är viktig för den potentiella givaren. En skola som behöver försörjning för sina extracurricular eller core akademiska program borde söka donationer från föräldrar och vänner till skolan. I brevet betonar du denna länk. Påminn om föräldrar att de på skolan har åtagit sig att ge de bästa möjliga utbildningsmöjligheterna för sina barn. Om du söker lokala företag, påminna dem om att skolan är en del av samma samhälle och en donation av varor kan visa att verksamheten är engagerad för sina kunder och deras familjer.
Främja arbetet
Ange organisationens mandat och beskriv dess resultat. Ett lokalt djurskydd kan innehålla en paragraf som beskriver de vård-, bostads- och adoptionsprogram som den tillhandahåller. Potentiella givare som är bekanta med organisationen kommer att dra nytta av en påminnelse om varför den särskilda välgörenheten är värd att donera varor. Inkludera statistik, som antalet studenter som deltar i specifika program eller antalet hundar som bryts på årsbasis. Numrer ger den potentiella givaren en uppfattning om omfattningen och framgången hos en organisation och ger ett större incitament att ge resurser till hjälp med orsaken.
Itemize begäran
Tillbehör är konkreta saker som måste uppfylla ett visst syfte. När du begär leveranser hjälper det givaren att veta exakt vad organisationen behöver och hur den ska användas. En skola kan ange att det behöver penslar för ett konstprogram, smockar för att skydda studentkläder eller färgpennor. Ett djurräddning kan fråga specifikt för vissa märken av mat, handdukar, husdjurssängar, koppel och krage. Ange om du accepterar begagnade artiklar eller vill att givarna ska ge nya varor. Länk listan tillbaka till organisationens uppdrag genom att exempelvis ange att konstprogrammet hjälper barn som behöver efterskolevård eller att husdjursbäddarna möjliggör en bekvämare lyxupplevelse för hemlösa husdjur.
Om din lista är inriktad på några saker, inkludera den som en punktlista i brevets kropp. Om listan är längre, inkludera den som en bilaga. Om du bifogar en bilaga, adressera direktmottagare till bilagan med en fras som "se vår lista över mest nödvändiga objekt på den bifogade listan."
Ange donationsförfarandet
Låt mottagaren veta hur du ska uppfylla din begäran om leveranser. Brevet ska tydligt ange hur man gör en donation, om organisationen tillhandahåller en hämtningstjänst, hur givaren kan schemalägga hämtningen och dess angivna datum och tider. Om det finns en avbeställningsplats för leveranser, inkludera gatuadressen, anvisningarna och tiderna som givare kan lämna leveranser.
Berätta för mottagaren när och hur du utfärdar bidragsintäkter, om det är tillämpligt. Organisationer som tillhandahåller kvitton bör innehålla ett skatteidentifikationsnummer.
