Ett organisationssystem är helt enkelt hur ett företag bildas. En bra organisationsstruktur beskriver både en hierarki och kommunikationsflödet i ett företag. Det är viktigt för varje företag, oavsett storlek, att genomföra ett organisationssystem. Det finns många fördelar med att ha en väldefinierad organisationsstruktur, inklusive förbättrad effektivitet, produktivitet och beslutsfattande. Varje struktur har sina styrkor och svagheter. I slutändan beror dessa fördelar och nackdelar på vilken typ av verksamhet du driver, din bransch, storleken på din organisation och andra faktorer. Det är viktigt att överväga alla typer av organisationssystem innan de bestämmer vad som är rätt för ditt företag.
Vad är organisationssystem?
Ett organisationssystem är strukturen av hur en organisation är inrättad. Den strukturen definierar hur varje uppdelning av ett företag inrättas, hierarkin för vem rapporterar till vem och hur kommunikationen strömmar i hela organisationen. Brutit ner ytterligare, definierar en organisationsstruktur hur varje roll i en organisation fungerar. Med en väldefinierad organisationsstruktur på plats vet alla anställda vad som förväntas av dem och till vilka de rapporterar. Företagare bör tänka lång och svårt om vilket system att välja, eftersom varje organisation har unika behov. En organisationsstruktur som är rätt för ett företag kommer inte att vara rätt för en annan.
Exempel på organisationssystem i näringslivet
Det finns fyra huvudtyper av organisationsstrukturer: funktionell, division, matris och platt. Varje system har unika egenskaper.
Funktionell organisationsstruktur: En funktionell organisationsstruktur är en traditionell hierarki. Många företag, särskilt större företag, följer den funktionella strukturen. Detta system har flera specialiserade divisioner som marknadsföring, finans, försäljning, personal och verksamhet. Då övervakar en chefschef alla specialiserade divisioner. Rapporteringsflödet är klart. Varje anställd rapporterar till sin ledande, inklusive divisionschefer, som rapporterar till ledningen. Ledande befattningshavare övervakar hela strukturen. Eftersom företaget fortfarande delas upp i specialiserade divisioner, tenderar anställda att bli specialiserade också. Detta medför en tydlig väg för marknadsföring och tillväxt. Däremot kan divisionerna ha problem med att kommunicera med varandra. Eftersom alla avdelningar rapporterar uppåt, finns det lite horisontell kommunikation mellan dem, vilket ger lite utrymme för holistisk, helföretagande tänkande, utom på högsta nivå. Detta gör det funktionella organisationssystemet långsamt anpassat till förändring.
Avdelningsorganisationsstruktur: En uppdelningsorganisationsstruktur delar upp verksamheten i lag baserat på de projekt som de anställda arbetar med. Systemet innehåller många olika typer av team, inklusive juridisk, PR, forskning och affärsutveckling. Vidare skapas lag kring specifika projekt. Till exempel kan ett läkemedelsföretag ha separata lag tillägnad varje medicin de tillverkar. Varje projektgrupp har en direktör eller vice president och utövar en viss grad av självständighet inom organisationen. Divisionsstrukturen gör det möjligt för medarbetarna att bli djupt bekant med deras lagarbete. Däremot är divisioner ofta omedvetna om vilka andra team som gör och inte kommunicerar med varandra. Anställda kanske inte kan arbeta effektivt över divisioner vid behov. I slutändan kan detta system vara utmanande att hantera på grund av sin spridningsstruktur.
Matris organisationsstruktur: Ett matrissystem är ett kors mellan en funktionell struktur och en uppdelningsstruktur. Ur ett fåglar-ögonperspektiv etableras verksamheten i en funktionell struktur med en traditionell hierarki och specialiserade divisioner. Men när man tittar på dessa divisioner nära varandra, är de uppbyggda i en organisationsstruktur. Det innebär att de delas upp i projekt och mindre grupper. Matrisen typ av organisationsstruktur är ganska komplex och kräver mycket planering, för att inte tala om starka kommunikationssystem över hela organisationen. Men när matrisstrukturen fungerar bra eliminerar den en hel del problem som dyker upp med divisionella eller funktionella organisationer. Kommunikation kan resa till rätt personer, vilket ökar produktiviteten och det holistiska tänkandet. Vidare utsätts arbetstagare för andra avdelningar och projekt, vilket uppmuntrar till korssamarbete. På nackdelen kan matrisstrukturen snabbt bli förvirrad för anställda när det finns för många chefer, och det är inte klart vem som ska rapportera till.
Platt organisationsstruktur: Platt organisationsstruktur plattar mycket av hierarkin och gör det möjligt för medarbetare mer självständighet över sitt arbete. Ofta delas platta organisationer i tillfälliga lag, även om de vanligtvis inte har formella strukturer. Det finns fortfarande vissa top-down-dynamik i ett platt system. Ofta finns det åtminstone några ledande ledare som styr fartyget. Men det här systemet är baserat på att störa företagens traditionella hierarkiska strukturer. Många nystartade och tekniska företag tenderar att ha en platt organisation, eftersom det uppmuntrar till innovation och medarbetarnas insatser. Tanken är att när anställda inte tämpas med byråkrati, kommer de att tänka fritt och skapa fräscha och lönsamma idéer. Detta ökar kommunikationen mellan lag och eliminerar några av de kommunikationsproblem som kan hända när meddelanden reser upp en nedåtgående struktur. Tyvärr är ett plattsystem svårt att behålla när ett företag växer, och behovet av mer strukturerat kommunikationssystem spelar in spel. Vidare kan anställda i en platt organisation bli överväldigade med att göra för många olika uppgifter och har inte mycket utrymme att växa eller främjas.
Varför företag behöver organisationssystem
Organisationssystem är viktiga för företag av alla storlekar. Att ha en solid, väldefinierad struktur på plats raderar förvirring och anger enkla processer för anställda att följa. Varje arbetare borde veta exakt vem de rapporterar till. Utan någon typ av hierarki eller struktur på plats kan en arbetsplats bli kaotisk. Anställda kanske inte förstår vem som är ansvarig för vad som orsakar viktiga saker att falla genom sprickorna. En solid organisationsstruktur effektiviserar ett företag och håller alla på samma sida.
Ett organisationssystem sätter varje person på rätt plats och kan bidra med sin del till företaget. Att ha ett system förbättrar total effektivitet, höjer produktiviteten och ger tydlighet till alla i organisationen. Varje avdelning kan fungera bättre när roller definieras tydligt och målen delas. Vidare kan det korrekta organisationssystemet förbättra beslutsfattandet, eftersom information strömmar över hela organisationen. Chefer på högre nivå kan samla information från alla divisioner, vilket ger dem större inblick i hela företagets verksamhet.
Ett solid organisationssystem eliminerar många affärsproblem, bland annat dubbelarbete och konflikter mellan positioner. Om ett företag har varit väl genomtänkt har varje anställd en distinkt roll och roller överlappar inte varandra. Det finns ingen "runaround" där ingen är säker på vem som är ansvarig för en viss uppgift eller ett projekt. På grund av detta ökar samarbetet och medarbetarna känner sig stolta över sitt arbete. Arbetare undviker frustrationen av att ha någonsin skiftande roller och målstationer. De kan fokusera på vad de bäst gör.
Att välja rätt organisationssystem kan ta din verksamhet till nästa nivå. Till exempel, om ditt företag är produktbaserat, kommer en matris- eller delningsstruktur troligen att vara idealisk. Det här är projektbaserade strukturer som fokuserar på specialiserade team. Små uppstart kan å andra sidan överväga en platt struktur för att alla medarbetare ska kunna bidra med sin kompetens och kompetens utan att hierarkin stör varandra.
Exempel på företag med organisationssystem
Exempel på funktionssystemet: Funktionella organisationssystem har historiskt använts av militären, universitet och statliga enheter. Genom åren har funktionella hierarkier blivit mindre populära och många organisationer har flyttat från dem. Men de används fortfarande av vissa företag. Ett exempel på hur denna typ av organisationssystem kan användas är i en traditionell fabriksinställning. Fabrikschefen övervakar de olika avdelningarna på fabriken som är specialiserade. Varje division har sin egen chef, som alla rapporterar direkt till den övervakande fabrikschefen. Ett annat exempel kan vara en butik. En butikschef övervakar verksamheten från toppen av pyramiden. Nedan finns olika avdelningar. Kanske finns det en för lager, en för kundservice och en för marknadsföring och kampanjer. Var och en har sin egen handledare och alla rapporterar till chefen.
Exempel på divisionssystemet: Avdelningssystem är populära hos stora multinationella företag. Johnson & Johnson har till exempel en uppdelningsstruktur. Var och en av Johnson & Johnsons varumärken arbetar som ett eget företag med eget ledarskap och intern struktur. Alla dessa märken rapporterar till moderbolaget. Ett annat exempel på en division organisationsstruktur är General Electric. VD sitter högst upp och utöver det är företaget uppdelat i olika grupper. Det finns några operativa grupper, som de för finans, juridik, PR och global forskning. Vissa grupper ägnar sig åt specifika projekt, inklusive luftfart, energi, vård och annat.
Exempel på matrissystemet: Ett matrisorganisationssystem är komplext och antas därför huvudsakligen av stora, väletablerade företag. Ett känt exempel på ett matrisföretag är Starbucks. Världens största kaffebolag använder en funktionell struktur för att dela upp verksamheten i divisioner, inklusive HR, finansiering och marknadsföring. Dessa avdelningar är belägna i varumärkets huvudkontor och rapporterar till de övre ledningsnivåerna. HR-avdelningen skapar till exempel policyer som påverkar alla Starbucks platser över hela linjen. Därefter har Starbucks separata avdelningar för varje geografisk region. Dessa regioner inkluderar Amerika, Kina och Asien-Stillahavsområdet, Europa, Mellanöstern, Ryssland och Afrika. Americas-regionen, som är den mest populära för företaget, delas vidare i fyra mindre divisioner. Starbucks har också produktbaserade divisioner. Till exempel finns en division för varor som Starbucks muggar och en annan för bakverk. På de lägre nivåerna i organisationen har Starbucks team av anställda, särskilt på butiksnivå. Den här komplexa matrisstrukturen serverar kaffegiganten väl, vilket gör det möjligt för företaget att driva tusentals butiker över hela landet framgångsrikt.
Exempel på det platta systemet: Plana system är populära bland nystartade och tekniska företag. Ett känt exempel på det platta systemet är Zappos. Under 2013 tillkännagav det massiva skoföretaget en ny ledningsstruktur kallad holacracy, en inställning för att uppmuntra samarbete genom att eliminera arbetsplatshierarkin. Företaget förbjöd manager titlar. Det skulle inte längre ha jobbtitel och det skulle inte finnas några chefer. Varje anställd skulle ha ansvaret för sitt eget arbete. Företaget hoppades att gnista innovation och skapande genom att undanröja den byråkrati som är inblandad i hierarkin och beslutsfattandet. Men Zappos kämpar för att hålla verksamheten väldigt platt.
Det här är en kamp för många stora företag som genomför en platt struktur. Många uppstart har talat om svårigheten att upprätthålla en platt organisationsstruktur när de upplever exponentiell tillväxt. Studier finner att anställda finner hierarkiska strukturer tröstande och praktiska. Så en platt organisationsstruktur är kanske ett bra alternativ för ett företag som är i sina tidiga skeden, för att stimulera innovation och tillväxt. De flesta större företag flyttar emellertid bort från ett platt system, eftersom det kan bli besvärligt att hantera över tiden.
