Ett upphandlingsdokument är ett erbjudande att leverera produkter eller tjänster eller utföra arbete till angivet pris och under angivna villkor. Om du levererar produkter till andra företag eller till den offentliga sektorn är processen att lämna in ett anbud i konkurrens med andra företag vanligt. I huvudsak är ett anbudsdokument ett brev som förklarar hur du möter dina kunders förväntningar och varför du är den bästa som gör det. Genom att skriva ett anbud kan du integrera dina mål, styrkor och svagheter och öka din profil med din kund.
Den begärda informationen
Ett upphandlingsdokument behandlar flera förväntningar från en potentiell kund, med början av syftet med ditt bud. Du måste stava ut dina referenser, som beskriver tidigare erfarenhet. En fallstudie om framgångsrikt arbete utfört för en annan kund tenderar att vara övertygande. Förklara hur du ska tillhandahålla tjänsten eller produkten, formulera företagets processer samt de mänskliga och tekniska resurser som krävs för att kunna genomföras. Ge en tidslinje för leveranser och beskriv hur projektet ska hanteras. Identifiera risker eller potentiella problem som kan retardera eller hindra genomförandet. Specificera din prissättning och efterföljande överväganden. Potentiella kunder vill också veta om ditt lags kompetens och erfarenhet. Slutligen komponera en försäkringsbrev som sammanfattar anbudets punkt samt dess struktur.
Ett lagsvar
När du väl vet vad som förväntas i ett anbud, organisera ett lag för att ta itu med sina olika avsnitt och hantera skrivprocessen. På ett sätt skriver du en sammanfattad affärsplan för en viss produkt eller tjänst. Ta reda på vem som är ansvarig för att undersöka och samla in den information som krävs. Någon kanske behöver samordna de olika materialen som hjälper dig eller en författare att skriva ut anbudsdokumentet. Om något om anbudet är oklart, ring telefon eller träffa kunden och ställ frågor. I allmänhet vill kunderna ingenting annat än att bidra med idéer till din process för att svara på deras behov.
Planera och skriv för att vinna
Kunskap om sätt som du kan skilja dig från konkurrenter kan hjälpa dig att skriva ett vinnande anbudsdokument. Brainstorma nya idéer för att ta itu med en potentiell kunds oro över de produkter och tjänster du tillhandahåller. Om han har oro över underhållet av en produkt, hitta en lösning som tar itu med den oroen. I allmänhet vill kunderna ha värde för sina pengar, så prissättningen är inte den enda avgörande för vem som går bort med verksamheten. Ta reda på vad du kan erbjuda som dina konkurrenter inte kan, till exempel en förbättring av tjänsten, minskade risker, större tillförlitlighet eller bättre kvalitet. Förutom att ta itu med vad kunden vill ha, bidra till en bra idé.
Sammansättningstips
Ett dåligt skrivet och presenterat dokument kan motverka det bästa anbudet. Håll dokumentet affärsmässigt, med hjälp av korta punchy meningar och stycken. Bullet-punkter och rubriker kan hjälpa till att segmentera dokumentet. Se till att alla element i dokumentet, till exempel återupptag av lagmedlemmar, har standardiserats. Tecknet ska vara enhetligt i hela anbudet. Har en redaktör granska och revidera dokumentet, och sedan ta in en korrekturläsare för att kamma för typsnitt och utelämnanden. Inkludera en innehållsförteckning så att läsaren kan bläddra igenom dokumentet och enkelt hitta specifika sektioner.
