Även om företag med nästan vilken storlek som helst kan använda ett företagsystem, hänvisar de flesta företag i en organisation till 500 eller flera datorer som är anslutna till samma nätverk. Oavsett företagets storlek har företagssystem alla gemensamma saker: de minskar insatserna som krävs av chefer och anställda vid hanteringen av information. Enterprise-system integrerar informationen och processerna som används i en organisation, och helst gör dem tillgängliga från en plats.
Tre olika typer av företagsystem finns idag:
- ERP: Enterprise Resource Planning
- CRM: Customer Relationship Management
- SCM: Supply Chain Management
Förstå en Enterprise Software Platform
Någon med en dator eller en mobiltelefon är redan bekant med två typer av program: operativsystem och applikationer. Operativsystem, som Microsoft Windows, Linux, Android och Apple iOS, tillgång till hårdvaran och tillhandahålla en plattform där programmen kan köras. Applikationerna eller programmen är den programvara du använder för att spela spel och att göra ditt arbete.
I en affärsmiljö är datorer vanligtvis anslutna i ett nätverk via en eller flera kraftfulla datorer som heter servrar. Servern kan vara belägen på ditt kontor, eller det kan vara någon annanstans, som du har tillgång till via internet. Program som finns på servern, som alla i företaget kan använda samtidigt kallas företagsprogramvara. Ett företag kan använda företagsprogramvara för att göra saker som spårförteckning, hantera försäljning och betalningar och lagra kundinformation och anställningsrekord.
tips
-
När folk pratar om molnet hänvisar de till en server eller en grupp servrar som är åtkomliga över internet.
ERP: Enterprise Resource Planning Systems
När du har flera affärsfunktioner som du vill ha tillgång till i ett företagsystem, gör ett ERP-mjukvarupaket ofta det mesta.Precis som Microsoft buntar sina stationära applikationer som Word, Excel och Powerpoint i ett enda paket, som alla kan fungera tillsammans, kombinerar ERP-program företagsapplikationer till ett paket som också kan fungera tillsammans. Dessa applikationer, vanligtvis kallade moduler, kan köpas i buntar och då, eftersom du behöver mer funktionalitet, kan ytterligare moduler läggas till.
ERP-system kan vanligtvis integrera kundrelations- och supply chain management system i sina moduler.
CRM: Customer Relationship Management Systems
CRM-programvara liknar ERP, men som namnet antyder är det fokuserat på kunddata. Det används oftast för försäljning, kundservice och marknadsföring. Eventuella detaljer om dina kunder kan komma in i CRM-systemet, vilket görs tillgängligt för någon annan i ditt företag. Personlig kontaktinformation för olika personer i kundens organisation kan alla lagras, såväl som att köpa historia, klagomål och avkastning. När dessa uppgifter har angetts kan CRM-systemet användas för att prognostisera försäljningen och hjälpa dig att hitta marknadsföringsmöjligheter.
CSM: Supply Chain Management Systems
CSM-programvaran handlar om de resurser och logistik som krävs för att få produkter ut till dina kunder. En gemensam försörjningskedja skulle inkludera inköp av råvaror från leverantörer, beställning av dem och spårning av sändningar, spårning av produkterna som produceras genom tillverkningsprocessen, lagring av dem i ett lager och sedan leverans till kunderna. Korrekt optimerad kan ett CSM-system automatiskt placera order med leverantörer innan råvaror behövs, samt spåra effektiviteten hos varje avdelning när den tillverkas.
Utforska olika typer av ERP-moduler
De olika modulerna kan sedan få tillgång till den data och presentera den för anställda efter behov. Utan ett sådant system kan en bokföringsavdelning använda ett system, försäljningsavdelningen ett annat system, medan lagret använder ett tredje system. Varje avdelningens uppgifter skulle förbli i sin egen silo, otillgänglig för övriga avdelningar.
Antag att du till exempel ägde ett företag som gjorde regnskor. Utan ett företagssystem skulle varje avdelning löpa oberoende av varandra. Om försäljningsavdelningen landade en ny kund, skulle de behöva kontakta bokföring för att få kunden att ställa in och godkänna för kredit. När det väl är godkänt, måste bokföringsavdelningen då meddela försäljningsavdelningen att den första ordern kunde behandlas. Då skulle någon behöva samordna med lageret och produktionsavdelningen, medan inköpsavdelningen och personalavdelningarna skulle behöva tas in för att säkerställa att det fanns tillräckligt med leveranser och arbetstagare att behandla ordern. Var och en av dessa steg skulle innefatta e-post och telefonsamtal i hela företaget, såväl som kunden tills beställningen skickades.
Med hjälp av ett företagsystem, genom olika moduler, kan allt detta ske automatiskt och mycket av det utan någon mänsklig interaktion, vilket påskyndar processen och minskar mänskligt fel.
Försäljningsmodul: Din försäljningsrepresentant landar en ny kund, en detaljhandelsklädselkedja i Kanada, som vill köpa 1000 stövlar av samma design och varierande storlekar. Hon går in i kundinformationen i försäljningsmodulen.
Redovisningsmodul: Bokföringsavdelningen får meddelande om att en ny kund har lagts till. De kontrollerar kundens information och kör en kreditkontroll. När kundens order är godkänd, får försäljningsrepresentanten bekräftelse, inklusive försäljningspris och kundrabatt.
Inventariemodul: Eftersom försäljningsrepresentanten bekräftar ordern berättar systemet att det finns 200 av dessa stövlar på lager, vilket kan skickas omedelbart. De återstående stövlarna måste tillverkas och kan skickas om två veckor.
Produktionsmodul: När ordern är bekräftad, meddelas produktionschefen att han behöver ha 800 stövlar av de önskade storlekarna.
HR-modul: Med den senaste ordern anmäls mänskliga resurser att de har träffat ett nytt tröskelvärde och, baserat på den uppdaterade försäljningsprognosen för kvartalet, ska två anställda anlitas.
Inköpsmodul: Nya beställningar för stövlar utlöser automatiskt en order till företagets gummiprodusent för att hålla lagret till sitt lägsta tröskelvärde.
Order Tracking Module: Den nya kanadensiska klienten kan logga in på företagets hemsida för att se när ordern ska sändas. Systemet visar också andra produkter som liknande återförsäljare har beställt under den senaste månaden.
Beslutsstödsmodul: Du ser att order till Kanada blomstrar, vilket ger dig de uppgifter du behöver för att bestämma om du ska anställa en försäljningsrepresentant för det landet. Titta på de specifika stilar som säljer där, inser du att det kan finnas marknader för liknande stilskor för den här nya marknaden.
Fördelar och brister i företagsystem
Att välja rätt företagsprogramvara kan förbättra produktiviteten, minska kostnaderna, öka försäljningen och göra ledningsbesluten mycket effektivare. Om era konkurrenter redan använder sig av företagslösningar för att effektivisera informationsflödet, skulle det inte vara möjligt för dig att vara konkurrenskraftig och att riskera ditt företag.
Å andra sidan är det mycket som att anta en företagslösning som att lägga alla dina data ägg i en korg. Ett problem med installationen kan förlamna varje avdelning. I en 2015-undersökning beskrev 21 procent av de svarande utrullningen av deras ERP-lösning som ett misslyckande. Problem kan innehålla:
- Felaktigt utbildande personal för att driva det nya systemet.
- Underlåtenhet att förstå personalkrav.
- Felaktig konfiguration av nödvändiga data för att systemet ska kunna komma åt.
- Underlåtenhet att skydda känslig data från att ha åtkomst av hackare.
Medan vissa problem kan orsaka huvudvärk i några veckor, kan andra vara i flera år. Historiskt sett har dåliga företagsimplementeringar varit kända för att få ner miljarder dollarföretag. En klassisk fallstudie i en dålig ERP-implementering orsakade en gång att Hersheys misslyckande med att föra choklad till detaljhandelsmarknaden i tid för Halloween, vilket ledde till att aktiekurserna sjönk dramatiskt. Under de senaste åren har Target's botched entry till Kanada också blivit skuld för en dåligt organiserad ERP-implementering.
