Receptionister är oftast de första personerna du ser när du går in på ett kontor, vilket gör dem till en viktig representation av de företag de jobbar för och de andra yrkesverksamma på kontoret. Att observera affärsetikett är en stor del av en receptionists jobb, men de olika och omväxlande åsikterna om vad som bara är bra sätt gör det svårt för en receptionist eller handledare att bestämma lämpligt beteende.
Betydelse
Betydelsen av en receptionist som den person som levererar ett första intryck till uppringare och besökare är svårt att överstate. En receptionist med dåligt sätt sätter en negativ ton före ett möte och misslyckas med att inspirera tilltro till potentiella kunder. Å andra sidan ger en receptionist som observerar affärsmetikett en stark känsla av professionalism och effektivitet. Detta ökar inte bara företagets image till utomstående utan hjälper också andra arbetare att känna sig som om deras kontor är en professionell arbetsplats.
typer
Receptionister representerar sina arbetsgivare på olika sätt. Att besvara telefonsamtal och hälsning besökare är två av de vanligaste skyldigheterna för receptionister, och båda kräver rätt etikett. Företagspolicy kan kräva att receptionister använder ett förutbestämt telefonscript när de tar emot samtal och kontaktar olika typer av klienter. I andra fall får receptionister använda sitt eget eget utrymme för att hantera varje interaktion med en annan, men lämplig nivå av formalitet och professionalism. Personer som arbetar på kontoret skickar ibland ytterligare regler till en receptionist, som när och hur receptionisten kan kontakta dem.
Träning
Även om vissa kontor kräver receptionister att hålla en gymnasium eller högskoleexamen sker mycket av en receptionists etikettutbildning på jobbet. Receptionister kan börja arbeta på ett kontor med en position som inte kräver interaktion, t.ex. ett datainmatningsjobb eller en kontorsassistent. En uppmärksamhet på företagspolitiken och hur receptionister beter sig kan kvalificera nya anställda för en första receptionistposition, vilket kommer att generera erfarenheter som kan vara användbara för att bedriva andra receptionistjobb.
överväganden
Varje bransch och kontor har sina egna regler för en receptionists etikett. Vissa kontor kräver ett formellt sätt att klä och tala. Andra lägger en mer avslappnad form av etikett för att få kunderna att känna sig avslappnad och välkommen. Kommunikation mellan en ny receptionist och handledare är väsentlig så att alla vet vad som förväntas. Som receptionist, om du är osäker på etiketten för en viss situation, ursäkta du sig själv och fråga en handledare eller senior receptionist hur du ska svara.
tips
Trots att varje kontor är annorlunda kan receptionister fortfarande dra nytta av några av samma tips. Multitasking är viktigt för bra jobbprestanda, men när någon går in på kontoret är det viktigt att ge henne din fulla uppmärksamhet. Det betyder att du håller på att ringa samtal eller slutföra dem snabbt, ställa in papper och göra direkt ögonkontakt. Receptionistens arbetsutrymme borde vara ledigt för att utföra en mer professionell uppmärksamhet och också göra det enklare att slutföra enkla uppgifter som att hitta information och ge någon en penna för att fylla i ett formulär. Slutligen, när du leder någon till ett kontor, bör receptionisten alltid ta ledningen för att säkerställa att hans närvaro är tillåten och för att rädda honom förlägen om att inte veta vart man ska gå.
