Så många företag lita på receptionisten att ställa in tonen för dem, men de spenderar minst tid på att fylla den specifika arbetspositionen, istället fokusera på den "professionella" personalen.
En viss typ av person är tänkt att träffa och hälsa på kunder och svara telefoner. Den anställde som aldrig har en dålig sak att säga om någon, är vänlig och positiv och älskar att behaga människor passar bäst för denna position.
En bra receptionist kommer att svara på telefonen med en unik känsla, med betoning på ett visst ord. Telefonen ska besvaras med ett leende i ansiktet och äkta intresse för vad personen i andra änden har att säga. Kontor är ofta beroende av telefonsvarningssystem. Det är ett säkert sätt att förlora till en glad, vänlig, levande röst i den andra änden av linjen.
Du behöver en receptionist som klär sig för att imponera på dina kunder och stolta över sitt kontorsområde.
Det är viktigt för en bra receptionist att vara en buffert till de anställda. Om någon på personalen är mycket upptagen, bör receptionisten känna till det. En receptionist som är informerad kan hjälpa anställda att undvika onödiga inloggningar i sista minuten utan att neka legitima möten.
Det är lämpligt för en receptionist att åberopa en diskussion med kunder, så länge det inte är kontroversiellt. Du vill inte att din kund antar att receptionistens filosofi är reflekterande för företaget som helhet. Allmänna frågor och småpratämnen är bra.
Receptionisten bör vara en förlängning av ditt marknadsföringsteam. Att hålla reda på viktiga datum, ge ut information som du vill ha din klient att veta, men ge den på sätt som gör din klient speciell är en gåva, och en bra receptionist kommer att få det.
Receptionisten bör se till att företagsbroschyrer finns vid soffbordet och håll kaffekanna full och fräsch, godisskålen laddad och klienterna rör sig smidigt genom receptionen.
Om du inte har etablerat en kommunal kalender så har receptionisten tillgång till planerade möten, det vore en bra idé att få det att hända. Du kan göra det enkelt om du är nätverkad helt enkelt tillåta receptionisten på ditt nätverk. Om ditt e-postsystem inte tillåter det kan du ställa in en kalender på Internet och be alla att skicka möten som receptionisten behöver veta om på webbplatsen.
